Zeiterfassung im Betrieb: Unternehmen dürfen nicht, sie müssen!

In Deutschland sind Betriebe zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter verpflichtet. Klassisch erfolgt das noch immer per Stundenzettel. Interessanterweise reicht die Bereitstellung einer Möglichkeit zur Erfassung nicht aus, das Unternehmen muss die Zeiten seines Teams auch tatsächlich erfassen. Aber was heißt das in der Praxis? Reicht ein Stundenzettel wirklich aus oder braucht es mehr?

 
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Stundenzettel ist erlaubt, aber unpraktisch

Der Stundenzettel bleibt unter gewissen Voraussetzungen erlaubt. Bedingung ist, dass hier nicht nur die Anzahl der Arbeitsstunden festgeschrieben wird, sondern auch Dienstbeginn und -Ende sowie Beginn und Ende der Pausenzeiten.

Beispiel: Die erfolgreiche Erfassung für einen Tag könnte so aussehen: Datum: 1. Januar 2025, Arbeitsantritt: 08:00 Uhr, Arbeitsende: 17:00 Uhr, Pause Beginn: 12:00 Uhr, Pause Ende: 13:00 Uhr.

Selbst wenn jeder Mitarbeiter einen solche Nachweis ordnungsgemäß pflegt, wird es schon in mittelständischen Unternehmen eine logistische Herausforderung. Die digitale Zeiterfassung ist eine beliebter werdende Alternative, mit der sich Arbeitnehmer auf der sicheren Seite befinden.

Digitale Zeiterfassung im Unternehmen

Erfahrene Anbieter wie Timemaster ermöglichen die digitale Zeiterfassung für jede Betriebsgröße. Das hat den Vorteil, dass selbst Mitarbeiter im Homeoffice oder in Remote-Jobs miterfasst werden. Digitale Systeme lassen sich wahlweise direkt online, über ein Terminal oder eine App erfassen, ganz nach den Bedürfnissen des Arbeitnehmers und Arbeitgebers.

Heute würden sich mehr als 30% aller Mitarbeiter in Betrieben nicht mehr für ihren bisherigen Job entscheiden. Veränderungen sind also auch bei Berufstätigen durchaus gewünscht. Ob es hierfür reicht, die Stundenerfassung zu digitalisieren und es dem Team leichter zu machen ist unklar. Klar ist aber, dass sowohl die Personalabteilung als auch Arbeitgeber und Arbeitnehmer von einem sicheren Erfassungssystem für Arbeitszeiten profitieren.

Ist digitale Zeiterfassung mit der DSGVO zu vereinbaren?

Datenschutz ist ein wichtiges Thema im Beruf und macht auch vor der Zeiterfassung nicht Halt. Überall dort, wo es digital wird, machen sich schnell Sorgen und Ängste breit. Eine Software muss folglich die Vorgaben der Datenschutzregeln nach der DSGVO erfüllen. Arbeitnehmer können der Aufzeichnung ihrer Arbeitszeiten nicht widersprechen, da es sich um eine gesetzliche Pflicht für den Arbeitgeber handelt.

Warum faire Arbeitszeiterfassung nicht nur von Gesetzeswegen sinnvoll ist

Der Fachkräftemangel ist in allen Branchen spürbar und Benefits spielen bei der Suche nach neuen Mitarbeitern eine wichtige Rolle. Nun handelt es sich bei der Zeiterfassung um eine Pflicht, aber irgendwo auch um eine Kür. Es macht einen guten Eindruck, wenn der Arbeitgeber nicht das Bare Minimum anbietet und Stundenzettel austeilt, sondern wenn er auf moderne Systeme setzt, die intuitiv von jedem Arbeitnehmer nutzbar sind.

Je nach Branche haben es viele Arbeitnehmer schon erlebt, dass bei der Zeiterfassung geschummelt wurde. Da stechen sich Mitarbeiter aus, nur um dann "illegal" weiterzuarbeiten. So etwas schädigt das Vertrauen in den Arbeitgeber und sorgt dafür, dass die Lust am Beruf verschwindet. Wir denken an die 30% der Mitarbeiter, die auf keinen Fall oder eher unwahrscheinlich nochmal in ihrem Job arbeiten würden?

Es macht nicht nur aufgrund der Vermeidung von Bußgeldern Sinn, eine gute Methode der Zeiterfassung zu wählen. Auch beim Recruiting zeigt man so, dass man ein ehrlicher und zuverlässiger Arbeitgeber ist, bei dem sich eine Bewerbung lohnt.