Speyer - Überbrückungshilfen, Grundsteuerreform, Energiepauschale und vieles mehr - seit Beginn der Corona-Pandemie sehen sich viele Steuerkanzleien mit einer Vielzahl von Zusatzaufgaben konfrontiert.
20.09.2024 - 09:00:00Wenn der Kanzleialltag zum Chaos wird: 5 Experten-Tipps, mit denen Steuerberater ihre internen Prozesse optimieren. Der Arbeitsaufwand ist enorm, was selbst Kanzleien mit jahrelangem Erfolg vor Probleme stellt.
"Täglich bekomme ich Anrufe von verzweifelten Steuerberatern, die von Frist zu Frist hetzen - trotz ihrer langjährigen Erfahrung versinkt ihre Kanzlei im Chaos. Der Fachkräftemangel verschlimmert die Situation der Steuerberater dabei noch weiter", sagt Michael Wohlfart. Der Kanzleiberater konnte bereits bei mehr als 250 Kanzleien interne Prozesse optimieren und dafür sorgen, dass sie sich wieder unbeschwert auf ihr eigentliches Handwerk fokussieren können. In diesem Artikel gibt er fünf praktische Tipps, mit denen Steuerberater ihren Kanzleialltag stressfrei gestalten und reibungslose Abläufe sicherstellen.
Tipp 1: Persönliche Assistenz einstellen
Um die eigene Arbeitsbelastung schnell und nachhaltig zu reduzieren, rät Michael Wohlfart zu einer Delegierung vieler Arbeiten an eine persönliche Assistenz. Denn oft geht wertvolle Arbeitszeit verloren, weil Steuerberater und gut bezahlte Fachkräfte ihre Zeit am Kopierer, für die Bearbeitung der Post oder mit dem Führen von einfachen Telefonaten verschwenden. Dem kann man sofort abhelfen, indem man eine persönliche Assistenz einstellt.
Diese Kräfte sind meist gelernte Bürokaufleute und am Arbeitsmarkt in der Regel verfügbar. Kanzleiberater Wohlfart rät auch dazu, diese Mitarbeiter möglichst in Vollzeit zu beschäftigen, da es wenig Sinn ergibt, wenn die Assistenz nur halbtags da ist und die Fachkräfte dann nachmittags wieder den Telefondienst übernehmen müssen.
Tipp 2: Stille Zeiten einführen
Der Arbeitsalltag vieler Kanzleien ist enorm stressig. Mit der Einführung von stillen Zeiten können Führungs- und Fachkräfte ihre wertvolle Zeit für besonders fordernde Tätigkeiten reservieren. Die stille Zeit schirmt den Steuerberater von allen äußeren Störungen ab und sollte mindestens eine Stunde am Tag einnehmen.
In dieser Zeit sollten Steuerberater natürlich nicht ihre E-Mails checken oder den Schreibtisch aufräumen, sondern den Zeitraum zum ungestörten Arbeiten nutzen. Wer diese Zeitabschnitte als echte Termine fest einplant, kann sich so künftig hoch konzentriert mit strategischen Entscheidungen oder besonders schwierigen Fällen befassen.
Tipp 3: Telefon in den Griff bekommen
Zusammen mit den E-Mails stellt das Telefon oftmals die größte Störquelle in einer Kanzlei dar. Statt ständig aus der eigenen Tätigkeit herausgerissen zu werden, sollte sich daher das Sekretariat bestenfalls um alle eingehenden Anrufe kümmern. Dabei geht es darum, dass Steuerberater sich nicht fremdbestimmen lassen.
Wenn das Sekretariat alle Anrufe entgegennimmt und einen Rückruftermin vereinbart, werden die Steuerberater ihre Arbeit viel konzentrierter erledigen können. Mit festen Terminen lässt sich der Arbeitsprozess viel besser strukturieren. Zudem wird so auch ein wenig produktives "Hin und Her" vermieden - die Mandanten erwarten den Rückruf zu dieser Zeit und sind tatsächlich erreichbar für die Gespräche.
Tipp 4: Feste Zeiten für die Mitarbeiter einführen
Steuerberater arbeiten in einer komplizierten Branche, da sind regelmäßige Nachfragen von Mitarbeitern ganz natürlich. Wenn Führungskräfte jedoch ständig in ihrem Arbeitsprozess unterbrochen werden, ist das wenig effizient. Gerade, wenn die Kanzleien größer zu werden beginnen, ist die Einführung fester Gesprächszeiten für Mitarbeiter sinnvoll.
Wer hier zum Beispiel zweimal am Tag eine halbe Stunde reserviert, wird nicht durch die ständigen Mikrounterbrechungen in seiner Arbeit gestört. Werden zudem die anwesenden Mitarbeiter gemeinsam zum Gespräch gebeten, kann man so gleich mehrere Kräfte mit den wertvollen Informationen ausstatten.
Tipp 5: Sich von nervigen Mandanten verabschieden
Laut der Analyse von Michael Wohlfart sind etwa 20 Prozent der Mandanten für 80 Prozent des Ärgers in einer Kanzlei verantwortlich. Diese Mandanten melden sich in großer Regelmäßigkeit per E-Mail und Telefon und stören die Mitarbeiter buchstäblich bei der Arbeit. Dies sorgt für Frust beim Personal und unnötig lange Bearbeitungszeiten.
Da man bei diesen "schlechten" Mandanten in den meisten Fällen sogar noch draufzahlt, ist es ratsam, sich von diesen zu trennen. Das kann zunächst schwerfallen - die dadurch eintretende Entspannung und Entlastung sorgt jedoch oftmals schnell für ein viel angenehmeres Arbeiten aller Mitarbeiter.
Über Michael Wohlfart:
Michael Wohlfart ist Kanzleiberater und - gemeinsam mit Bastian Schoder - einer der beiden Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH. Die Experten unterstützen zusammen mit ihrem Team Steuerberater dabei, ihre Kanzlei entspannter zu führen, ohne hierfür mehr Personal einstellen zu müssen. So haben sie bereits über 250 Kanzleien dabei geholfen, die Kanzleileitung deutlich zu entlasten, die Produktivität zu steigern und die Mandantenstruktur signifikant zu verbessern. Mehr Informationen dazu unter: https://kanzleibooster.de/
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