Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Cloud: Made in Germany setzt neue Maßstäbe

Moderne Cloud-Technologien revolutionieren die Arbeitswelt: Immer mehr Verwaltungsabläufe wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen finden online statt. Von der Flexibilität und Effizienz digitaler Lösungen profitieren dabei Unternehmer sowie Mitarbeiter gleichermaßen.

In der Geschäftswelt von heute spielt die Cloud eine zentrale Rolle. Die digitale Transformation von Unternehmensprozessen steigert dabei nicht nur die Effizienz. Sie eröffnet Unternehmern zudem neue Wege für die HR-Compliance und die Personalverwaltung. Besonders in Bezug auf die Personalverwaltung können Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber gleichermaßen von verschiedenen Programmen profitieren.

 

Eine Technologie, welche in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist, ist die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Cloud. Die Implementation der modernen Vermittlung von Finanzdaten ermöglicht einen revolutionären Verwaltungsablauf. In diesem Artikel erklären wir Ihnen diesen Ablauf und erläutern, warum Sie Ihren Arbeitnehmern Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Cloud ermöglichen sollten.

 

 
Quelle: unsplash.com © nasa

 

Die Funktionsweise der Cloud-basierten Personalverwaltung

Die Cloud hat die Art und Weise, wie Human Resources (HR) in Unternehmen betrieben werden, entscheidend optimiert. Durch die Nutzung webbasierter Programme können HR-Abteilungen ihre Prozesse rationalisieren und effizienter gestalten.

 

Besonders Cloud-basierte Systeme zur Gehalts- und Lohnabrechnung öffnen Unternehmern hier einige Chancen. Denn diese speziellen HR- und KM-Programme sorgen für einen geringeren Aufwand in der Personalverwaltung. Im Folgenden finden Sie die Funktionsweise der Cloud-basierten Personalverwaltung sowie Schritte zur Implementierung:

 

1. Datenerfassung: Im ersten Schritt werden alle relevanten Informationen (Mitarbeiterdaten, Arbeitsstunden, Abzüge, Steuerinformationen, Vergütungsstrukturen) eingegeben oder automatisch importiert. Die automatische Eingabe vertraulicher Daten kann dann erfolgen, wenn bereits ein HR-System mit Kompatibilität vorliegt.

 

1. Berechnungen: Im zweiten Schritt berechnet das Cloud-System die Gehälter und Abzüge unter Einhaltung aktueller steuerlicher und rechtlicher Vorschriften. Dies umfasst die Berechnung unter Berücksichtigung aller Daten wie dem Grundgehalt, Boni, Sonderabrechnungsfälle (wie KUG), Überstunden, Steuern, Sozialabgaben und weiteren Abzügen.

 

1. Zahlungsverarbeitung: Anschließend führt die Cloud-Plattform alle notwendigen Transaktionen für die Gehaltsauszahlungen durch. Je nach System kann dies durch eine direkte Überweisung auf die Bankkonten der Mitarbeiter oder durch die Sendung der Entgeltabrechnung zu einer vom Unternehmen beauftragten Person erfolgen.

 

1. Berichterstattung: Neben Berichten zur Zahlungsverarbeitung können Unternehmen Berichte erstellen, welche detaillierte Informationen zu den Gehaltsabrechnungen und Steuern enthalten. Diese können für Compliance-Zwecke und Buchführung verwendet werden. Die Entstehung der Unterlagen erfolgt in der Regel so gut wie automatisch. Dies liegt daran, dass das System verschiedene Verwaltungsmerkmale automatisch erfasst und protokolliert.

 

1. Automatisierung und Updates: Cloud-basierte Systeme automatisieren viele Aufgaben. Durch dies kann sichergestellt werden, dass die Abrechnungen immer auf dem neuesten Stand der Gesetze und Vorschriften sind. Des Weiteren werden menschliche Fehler durch die geringe Notwendigkeit von Aktualisierungen der Mitarbeiterdaten minimiert.

Arbeitsrecht in der Cloud: Funktion als HR-Compliance-Tool

Cloud-basierte Gehaltsabrechnungssysteme ersetzen lokal installierte Software durch eine webbasierte Plattform. Ein wichtiger Grund für den Erfolg des digitalen Tools ist sein Umgang mit dem Arbeitsrecht:

 2249758

Das System automatisiert komplexe Prozesse und gewährleistet die ordnungsgemäße Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuern und Sozialleistungen. Die Gewährleistung erfolgt auf Basis der stetigen Aktualisierung und Einhaltung steuerlicher und gesetzlicher Vorschriften. Durch dies wird das Risiko von Fehlern oder Strafen minimiert.

 

Die Cloud-Technologie macht die speziellen Lösungen zur Lohnabrechnung nicht nur effizienter, sondern sorgt außerdem für mehr Sicherheit durch Verschlüsselung und sichere Datenspeicherung. Darüber hinaus können Arbeitgeber und Arbeitnehmer Urlaubstage, Überstunden und andere Compliance-bezogene Aspekte verwalten. Dies trägt zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei.

 

Die Wahl des Partners: Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung

Bei der Implementierung einer Online Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Wahl eines DEÜV/ITSG-zertifizierten Anbieters mit regelmäßigen Qualitätskontrollen von entscheidender Bedeutung. Cloud, welche DEÜV/ ITSG-zertifiziert ist, gewährleistet, dass der Anbieter die strengen deutschen Datenschutz- und Abrechnungsstandards erfüllt. Des Weiteren stellen regelmäßige Qualitätskontrollen sicher, dass das System zuverlässig funktioniert.

 

Die Auswahl eines zertifizierten Anbieters bietet nicht nur die Gewissheit der rechtlichen Compliance. Ein Programm zur Verarbeitung vertraulicher Daten muss Sicherheit und Genauigkeit bieten. Besonders in Bezug auf die Gehaltsabrechnung gilt die Einhaltung gewisser Verwaltungsrichtlinien. Ein verantwortungsbewusster Partner ist hierfür essenziell. Dieser trägt dazu bei, mögliche Fehler und Risiken zu minimieren.

Vorteile für Mitarbeiter: Cloud-Zugriff von überall

Wie bereits erwähnt können HR-Systeme Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern gleichermaßen zugutekommen. Darunter bieten sie unter anderem Büro- und Homeoffice-Arbeitern viele Vorteile: Mitarbeiter können problemlos auf HR-bezogene Informationen zugreifen und Daten aktualisieren.

 

Zudem können Cloud-Systeme die Transparenz der Lohn- und Gehaltsabrechnung erhöhen. Über ein Mitarbeiterportal können Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen einsehen. Auch kann so der SV-Nachweis und die Lohnsteuerbescheinigung bereitgestellt werden. Insgesamt können Cloud-Systeme die Mitarbeiterbeteiligung fördern, die Zufriedenheit steigern und die Produktivität unterstützen, sei es im Büro oder bei der Arbeit von zu Hause aus.

 2249759

Mehr Umweltfreundlichkeit im Unternehmen

Für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen ist es wichtig zu betonen, dass die Online-Gehaltsabrechnungen papierbasierte und physische Zustellung überflüssig machen können. Durch die Cloud-basierte Verwaltung reduziert ein Unternehmen seinen Ressourcenverbrauch und CO?-Fußabdruck.

 

Diese Eigenschaft kann auch dem Unternehmensimage zugutekommen. Denn für viele Verbraucher in Deutschland ist Nachhaltigkeit ein Kaufkriterium von Produkten und Services. Ein weiterer Aspekt, der hiermit einhergeht, ist außerdem die Ausgabenoptimierung von Büromaterialien.

 

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsverwaltung in der Cloud sowohl für Unternehmer als auch für Mitarbeiter erhebliche Vorteile bietet. Für Geschäftsinhaber bedeutet es eine effizientere und kostengünstigere Verwaltung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Zugriff auf Echtzeitdaten. Für Mitarbeiter in einem Büro oder Homeoffice bedeutet es einen einfachen Zugriff auf persönliche Informationen sowie eine erhöhte Transparenz.