Kosten für Dienstreisen: das gibt es zu beachten

So gut wie alle Aktivitäten, die Arbeitnehmer im Zuge einer beruflichen Reise tätigen, sind mit Aufwand und Ausgaben verbunden – seien es die Transportmittel, die genutzt werden, die Verpflegung während dem Aufenthalt oder die Unterkunft. Und obwohl es in beinahe jedem Unternehmen immer wieder zu Dienstreisen kommt, zeigt sich, dass das Thema Dienstreise immer wieder zur Problemstelle werden kann. Dieser Artikel zeigt, was alles zu beachten ist, damit die Dienstreise nicht zum Stressfaktor wird.

Was fällt unter eine Dienstreise?

Unter einer Dienstreise wird eine vorübergehende berufliche Tätigkeit verstanden, die außerhalb der üblichen Arbeitsstätte oder des Wohnortes stattfindet. Beispiele für eine Geschäftsreise wären somit Kundenbesuche, sofern diese nicht zum gewöhnlichen Aufgabenbereich zählen, Kongresse, Tagungen oder Besuche einer anderen Firmenniederlassung. Gehört die Auswärtstätigkeit zum ständigen Aufgabenbereich der des Arbeitnehmers – wie es etwa bei Installateuren oder Elektrikern der Fall ist – liegt bei einem Kundenbesuch keine Dienstreise vor.

Wer übernimmt die Kosten für eine Geschäftsreise?

Im Steuerrecht sind die Regelungen zur Abrechnung von Reisekosten klar definiert. Dass der Arbeitgeber die Kosten übernehmen muss ist aber nicht festgelegt, daher sollte die Kostenübernahme stets im Voraus besprochen werden. Grundsätzlich werden die Kosten für die Geschäftsreise vom Arbeitgeber übernommen. Diese können dann vom Unternehmen anhand der gesetzlich festgelegten Pauschalbeträge steuerlich geltend gemacht werden. Oftmals kommt es aber auch vor, dass Arbeitgeber nur bestimmte Kosten im Nachhinein zurückerstattet. Falls die Kosten nicht oder nicht gänzlich vom Arbeitgeber übernommen werden, können sie allerdings auch vom Arbeitnehmer als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Zu den Reisekosten, die geltend gemacht werden können zählen: der Verpflegungsmehraufwand, die Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Verpflegungsmehraufwand

Grundsätzlich besagt das Gesetz, dass der Arbeitnehmer die Ausgaben für die Verpflegung während der Reise zurückerstattet bekommt oder sie steuerlich geltend machen kann. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass es bei der Dienstreise zu höheren Kosten bei der Verpflegung gekommen ist, als dies an der üblichen Arbeitsstätte der Fall ist. Außerdem werden nicht die exakten Kosten erstattet, sondern es werden pauschale Spesensätze hergezogen. Die Höhe dieser Spesensätze ist also unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben und richtet sich an das Reiseziel und die Reisedauer. Die Höhe der geltenden Verpflegungspauschale werden jährlich für das darauffolgende Jahr veröffentlicht.

Fahrtkosten

Neben dem Verpflegungsaufwand entstehen bei einer Dienstreise in der Regel auch immer Fahrtkosten. Hierbei kann es sich etwa um eine Zugfahrt, einen Flug oder um die Nutzung eines Taxis oder des Firmenautos handeln. Fahrtkosten dürfen allerdings nur abgerechnet werden, sofern der Weg der Dienstreise weiter ist, als wie der Weg zur üblichen Arbeitsstätte. Die Fahrtkosten für Transportmittel können grundsätzlich mit Belegen nachgewiesen und so geltend gemacht werden. Bei der Nutzung des Firmenautos oder des privaten PKWs muss anhand eines Fahrtenbuchs die Reise festgehalten werden. Für die zurückgelegten Kilometer können Arbeitnehmer dann Kilometerpauschale geltend machen. Die Fahrzeit wird in diesen Fällen üblicherweise auch als Arbeitszeit angerechnet, da es aber auch hierzu keine gesetzliche Regelung gibt, sollte dies in jedem Fall abgeklärt werden.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können einerseits vom Arbeitgeber in voller Höhe erstattet werden – das heißt, die Kosten können in unbegrenzter Höhe und steuerfrei geltend gemacht werden. Damit die Kosten erstattet werden sind allerdings stets die entsprechenden Belege nötig, um die Kosten nachzuweisen. Im Fall, dass der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt, gibt es sogenannte Übernachtungspauschale, die greifen. Hierbei handelt es sich um 20 Euro pro Nacht. Arbeitnehmer, die privat unterkommen und etwa kostenlos bei Freuden oder Familienmitgliedern schlafen, können diese Pauschale allerdings nicht ansetzen.

Reisenebenkosten

Unter Reisenebenkosten fallen jegliche andere Aufwendungen, die während der Dienstreise anfallen. Hierzu zählen etwa Telefonkosten, Eintrittskarten für Messen oder Kongresse, Kosten für WLAN, oder auch Kosten, die im Falle von Unfällen, oder Verlust bzw. Diebstahl von Sachen entstehen. Reisenebenkosten werden wie die Übernachtungskosten in voller Höhe erstattet. Und auch hier gilt, dass alle Ausgaben mit Belegen nachgewiesen werden müssen.

Kosten für die Dienstreisen stets im Blick behalten

Um die Aufwände, die während der Dienstreise entstanden sind, geltend zu machen, sind stets die entsprechenden Belege als Nachweis nötig. Fehlende oder verlorene Belege können sich hier als enormen Stressfaktor herausstellen, insbesondere wenn Arbeitnehmer die Ausgaben aus ihrer privaten Tasche vorstrecken. Um diesen Problempunkt zu lösen, können Unternehmen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter einsetzen. Durch moderne Firmenkreditkarten, die sowohl physisch als auch virtuell vorliegen können, können Mitarbeiter all ihre anfallenden Ausgaben werden einer Dienstreise bequem über die Firmenkarte bezahlen, welche mit dem Geschäftskonto verbunden ist. Die Kreditkarten werden dabei mit einem Zweck und Limit ausgestattet, sodass die Ausgaben stets richtig zuordenbar sind und im finanziellen Rahmen bleiben. Die entsprechenden Belege werden direkt nach einer Zahlung hochgeladen. So kann etwa eine Kreditkarte für eine Dienstreise ausgestellt werden und mit einem entsprechenden Budget ausgestattet werden. Der Arbeitnehmer kann dann bequem alle Ausgaben mit der Kreditkarte tätigen und es muss zu keinen privaten Barauslagen kommen.

Fazit

Um Dienstreisen sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber angenehmer zu gestalten, sollten ein paar Punkte beachtet werden. Da es keine gesetzlichen Regelungen zur Kostenübernahme gibt, sollte diese bereits im Voraus besprochen werden, sodass es im Nachhinein zu keinen bösen Überraschungen für Arbeitnehmer kommt. Eine bequeme Lösung für die Ausgaben während Dienstreisen sind Firmenkreditkarten für Mitarbeiter. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren von der Einführung von Firmenkreditkarten: Dienstreisende können bequem alle anfallenden Ausgaben mit der Kreditkarte tätigen, während sich Arbeitgeber sicher sein können, dass die Ausgaben stets im Rahmen sind und lückenlos mit den entsprechenden Belegen dokumentiert werden.