Kaiserslautern - Budgetüberschreitungen und Chaos im Projektverlauf sind keine Seltenheit.

30 bis 50 Prozent Zeitersparnis: So spart ein strukturiertes Anforderungsmanagement bares Geld ein. Besonders unklar formulierte Anforderungen bringen Projekte häufig ins Stocken und verursachen unnötige Mehrkosten.

Ein gutes Anforderungsmanagement kann den Unterschied machen. "Klares Anforderungsmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg. Wer Anforderungen sauber definiert, vermeidet teure Missverständnisse und spart enorm Zeit", sagt Dr. Sebastian Adam, Geschäftsführer der OSSENO Software GmbH und Experte für Anforderungsmanagement. Er unterstützt seine Kunden täglich dabei, Projekte besser zu strukturieren, zu verwalten und zu optimieren. In diesem Interview zeigt er Ihnen, wie ein strukturiertes Vorgehen nicht nur den Projekterfolg sichert, sondern auch die Nerven aller Beteiligten schont.

Interviewer: Herr Dr. Adam, vielen Dank, dass Sie sich Zeit für uns nehmen. Anforderungsmanagement klingt nach einem sehr technischen Thema. Was macht es so wichtig, und wie kann ein strukturiertes Vorgehen hier tatsächlich Geld und Zeit sparen?

Dr. Sebastian Adam: Vielen Dank, ich freue mich, hier zu sein. Ein gutes Anforderungsmanagement legt den Grundstein für den Projekterfolg. Ohne klare und strukturierte Anforderungen riskieren Unternehmen inhaltliche Missverständnisse und dadurch Verzögerungen in der Entwicklungsphase beziehungsweise den gesamten Projekten, die schnell ins Geld gehen können. Ein strukturiertes Vorgehen sorgt dafür, dass alle Beteiligten – Entwickler, Projektmanager und Stakeholder – das gleiche Ziel vor Augen haben und effizient zusammenarbeiten können.

Interviewer: Wie sollte denn ein ideales Anforderungsmanagement Ihrer Meinung nach aussehen?

Dr. Sebastian Adam: Der erste Schritt ist die klare Definition der Projektziele und die Identifikation aller Stakeholder. Das klingt einfach, ist aber entscheidend. Viele Unternehmen nehmen an, die Ziele seien allen klar, aber wenn man dann mit verschiedenen Abteilungen spricht, merkt man oft, dass jeder eine andere Vorstellung davon hat, was das Projekt erreichen soll. Hier alle auf einen Nenner zu bringen, sorgt von Anfang an für Klarheit und spart später viel Aufwand.

Interviewer: Und was passiert dann? Wie geht es weiter?

Dr. Sebastian Adam: Danach geht es an das Sammeln und Dokumentieren der eigentlichen Anforderungen. Das sollte systematisch erfolgen – also idealerweise mit standardisierten Vorlagen, um alles sauber zu strukturieren. Hier geht es darum, die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder einzuholen und diese dann in konkrete, klar formulierte Anforderungen zu überführen. Dieser Prozess hilft dabei, vage Wünsche in klare Vorgaben zu verwandeln, die für alle verständlich und umsetzbar sind.

Interviewer: Das klingt nach einer Menge Arbeit. Gibt es Möglichkeiten, den Prozess zu optimieren?

Dr. Sebastian Adam: Absolut, und hier kommen Tools und auch KI ins Spiel. Ein gutes Anforderungsmanagement-Tool erleichtert das Erfassen und Verwalten der Anforderungen enorm. Die KI hilft, indem sie zum Beispiel Vorschläge für die nächsten Arbeitsschritte macht oder doppelte Anforderungen aufdeckt. So lässt sich viel Zeit sparen, und die Fehlerquote sinkt erheblich, weil die KI automatisch mitdenkt.

Interviewer: Wie sieht es mit der Überprüfung und Freigabe der Anforderungen aus? Haben Sie Tipps, wie man diesen Teil optimieren kann?

Dr. Sebastian Adam: Ja, das ist ein wichtiger Schritt. Jede Anforderung sollte überprüft und priorisiert werden. Das spart später viel Zeit, denn Anforderungen, die frühzeitig als kritisch erkannt und geklärt werden, verursachen später weniger Probleme. Hier ist auch die kontinuierliche Abstimmung mit den Stakeholdern wichtig, um sicherzustellen, dass die Anforderungen nicht nur vollständig sind, sondern auch die Erwartungen treffen.

Interviewer: Wie bleiben diese Anforderungen während des Projekts aktuell? Veränderungen passieren ja ständig.

Dr. Sebastian Adam: Das ist ein weiterer Punkt, wo ein Anforderungsmanagement-Tool enorm hilft. Änderungen können kontrolliert vorgenommen und dokumentiert werden. So behalten wir die Versionen im Blick und stellen sicher, dass keine Informationen verloren gehen. Das sogenannte Änderungsmanagement macht es einfacher, flexibel auf neue Bedürfnisse oder technologische Entwicklungen zu reagieren, ohne dass das Projekt dabei ins Chaos gerät.

Interviewer: Und wie hilft das alles letztlich dabei, Zeit und Kosten zu sparen?

Dr. Sebastian Adam: Wenn die Anforderungen klar, konsistent und gut dokumentiert sind, sinkt das Risiko für inhaltliche Missverständnisse und Fehler enorm. Das bedeutet weniger Nacharbeiten, weniger Diskussionen oder Klärungsschleifen, und wir können die Entwicklungszeit um 30 bis 50 Prozent verkürzen. Letztendlich sorgen wir mit einem geordneten Anforderungsmanagement dafür, dass das Budget eingehalten und die Projektziele verlässlich erreicht werden können.

Interviewer: Abschließend, was würden Sie Unternehmen raten, die ihr Anforderungsmanagement verbessern möchten?

Dr. Sebastian Adam: Das Allerwichtigste ist, dass das Anforderungsmanagement ernst genommen wird und einen festen und verbindlichen Platz im Entwicklungsprozess bekommt. Das Thema darf kein "Nice-to-have" sein. Außerdem bedarf es einer klaren Struktur, wie Anforderungen erfasst, dokumentiert und verwaltet werden sollen – einschließlich eines passenden Toolings. Und denken Sie daran: Ein gutes Anforderungsmanagement ist keine einmalige Sache, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der den Projekterfolg entscheidend beeinflussen kann.

Interviewer: Vielen Dank, Herr Dr. Adam! Das war ein sehr aufschlussreiches Gespräch und hat wirklich die Bedeutung eines strukturierten Anforderungsmanagements verdeutlicht.

Über Dr. Sebastian Adam:

Dr. Sebastian Adam ist der Geschäftsführer der OSSENO Software GmbH. Er ist Experte für Softwarelösungen im Anforderungsmanagement und unterstützt seine Kunden täglich dabei, Projekte besser zu strukturieren, zu verwalten und zu optimieren. Auf diese Weise können sie ihr Anforderungsmanagement professionalisieren und die Produktentwicklungsprozesse verschlanken. Mehr Informationen unter: https://www.osseno.com/

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Vertreten durch: Dr. Sebastian Adam
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