Aichach - Ineffiziente Prozesse, mangelhaftes Onboarding und schlechte Kundenbetreuung kosten Dienstleister schnell ein kleines Vermögen.

Christoph Gerl GmbH: Diese Probleme kosten Dienstleister und Agenturen einen Großteil ihrer Umsätze. Christoph Gerl sorgt für Abhilfe: Mit individueller Beratung in den Bereichen IT und Digitalisierung hilft er seinen Kunden dabei, stressfrei und nachhaltig ihren Gewinn zu steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Welche Probleme Dienstleistern häufig im Weg stehen und wie sie diese umgehen, erfahren Sie hier.

In der heutigen Geschäftswelt stehen viele Agenturen und Dienstleistungsunternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse effizient zu gestalten und gleichzeitig die Qualität ihrer Arbeit aufrechtzuerhalten. Oftmals fehlt es ihnen allerdings an klaren, standardisierten Abläufen und Automationen, was zu unnötigen Verzögerungen, hohen Kosten und einer geringen Umsatzrendite führt. Interne Rücksprachen, unklare Informationsflüsse und individuell gestaltete Projekte verursachen nicht nur Stress, sondern führen auch zu unzufriedenen Kunden. Dass es so nicht weitergeht, ist den meisten Agenturen und Dienstleistern zwar bewusst, wie sie etwas daran ändern können, allerdings nicht. "Wenn die Abläufe nicht reibungslos funktionieren, leidet nicht nur die Qualität, sondern auch die Rentabilität", sagt dazu auch Christoph Gerl, Geschäftsführer der Christoph Gerl GmbH.

"Die gute Nachricht: Es gibt eine Möglichkeit, mehr Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit zu erreichen und so auch seinen Gewinn zu maximieren", so der Experte weiter. "Dazu braucht es eine digitale Grundlage - denn diese dient als Hebel, um das Effizienzpotenzial voll auszuschöpfen. Christoph Gerl weiß, wovon er spricht: Als IT- und Digitalisierungsberater mit mehr als acht Jahren Erfahrung unterstützt er mit der Christoph Gerl GmbH Agenturen, IT-Systemhäuser, Steuerberatungskanzleien und andere Dienstleistungsunternehmen deutschlandweit dabei, ihre Effizienz zu steigern und das Unternehmenswachstum voranzutreiben. Dazu implementiert er digitale CRM- und Projektmanagementsysteme in den Unternehmen seiner Kunden und verwandelt deren Arbeitsweise in ein hocheffizientes Fließband, das nicht nur Zeit spart, sondern auch die Qualität der Arbeit erhöht. Seine Mission ist es, Zeitverschwendung in Unternehmen zu eliminieren und den finanziellen Erfolg im Dienstleistungssektor zu steigern. Im Folgenden hat er zusammengefasst, welche Probleme das Umsatzpotenzial vieler Dienstleister hemmen - und wie diese dagegen ankommen.

1. Unzureichende Prozessstrukturen

Oftmals mangelt es bereits an den Grundlagen: So haben viele Dienstleister und Agenturen es lange versäumt, Prozesse zu strukturieren und ihren Mitarbeitern durch klare Standards Orientierung zu bieten. Selbst wenn bereits Projektmanagement-Tools zum Einsatz kommen, sind diese nur selten so eingerichtet, dass das maximale Automatisierungspotenzial ausgeschöpft werden kann. Stattdessen sind diese Systeme so individuell gestaltet, wie die Unternehmen glauben, dass sie ihre Kundenprojekte angehen sollten. Dies führt nicht nur zu Ineffizienzen, sondern auch dazu, dass Mitarbeiter diese Tools ablehnen, da sie als unnötige Bürokratie wahrgenommen werden. Dieser hohe Aufwand für Projekte hat wiederum negative Auswirkungen auf die Gewinnmargen.

Eine direkte Folge mangelnder Prozessstrukturen sind Unklarheiten, aufgrund welcher häufige interne Rücksprachen erforderlich sind, da die Mitarbeiter nicht über alle notwendigen Informationen verfügen. Das ständige Nachfragen bei Kollegen unterbricht den Arbeitsfluss und verursacht erhebliche Effizienzverluste. Zudem werden Projekte extrem individuell gehandhabt, was bedeutet, dass Mitarbeiter eine Vielzahl von Fähigkeiten beherrschen müssen, anstatt einem klaren, systematischen Prozess zu folgen. Diese Vorgehensweise beeinträchtigt letztlich die Qualität der Arbeit, da den Mitarbeitern häufig die Informationen fehlen, die für eine optimale Umsetzung erforderlich sind.

Lösung: Struktur in Prozesse bringen und Aufgaben automatisieren

Die Lösung liegt in einem effektiven Projektmanagement-System, das wie ein Fließband funktioniert, allerdings individuelle Bedürfnisse berücksichtigt und gleichzeitig die Effizienz steigert. Die Folge sind schnellere Abläufe mit weniger Aufwand, was nicht nur interne Rücksprachen und Unterbrechungen reduziert, da Mitarbeiter alle benötigten Informationen sofort zur Verfügung haben, sondern auch eine höhere Qualität und damit mehr Kundenzufriedenheit und höhere Gewinnmargen mit sich bringt. Zudem werden zeitaufwendige, niedrigqualifizierte Aufgaben durch Automatisierungen übernommen, wodurch die Bürokratie im System minimiert wird.

2. Mangelhaftes Mitarbeiter-Onboarding-Konzept

Damit die Prozesse funktionieren, sind Dienstleister ebenfalls darauf angewiesen, dass all ihre Mitarbeiter Zugang zu den nötigen Werkzeugen haben und damit vertraut sind. Leider kommt es noch immer vor, dass Betriebe keine digitalen Onboarding-Konzepte für neue Mitarbeiter anbieten, sondern jeden Neuzugang separat beschulen. Oft fehlt den neuen Mitarbeitern am ersten Tag essenzielles Arbeitsmaterial wie Schlüssel, Lizenzen, Computer und Zugänge zu CRM-Systemen, was nicht nur die Erfahrungen des Mitarbeiters im Unternehmen negativ beeinflusst, sondern auch viel Zeit sowie Geld kostet. Auch die Schulung der Mitarbeiter in den verwendeten Tools ist meist nur unzureichend, was vor allem dann problematisch ist, wenn bestehende Mitarbeiter der älteren Generation sich gegen die neuen Tools sträuben und neue Mitarbeiter mit ihren Fragen allein lassen. Dieses Fehlen an Klarheit und Unterstützung führt zu ständigen Rückfragen an Vorgesetzte, was wiederum den Arbeitsfluss stört und die Effizienz beeinträchtigt, wodurch die Gewinnmargen weiter sinken.

Lösung: Onboarding durch digitale Schulungskonzepte optimieren und standardisieren

Dies lässt sich lösen, indem Dienstleister und Agenturen ihr Mitarbeiter-Onboarding stärker standardisieren. Eine Schulungsplattform bietet dabei die Möglichkeit, Basiswissen zeitsparend, neutral und in gleichbleibender Qualität zu vermitteln. Dies spart nicht nur wertvolle Ressourcen und steigert damit die Effizienz, sondern führt auch zu besseren Schulungsergebnissen und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.

3. Unzureichendes, nicht standardisiertes Kunden-Onboarding

Oftmals fehlt es Agenturen und Dienstleistern auch an einem standardisierten, digital unterstützten Onboarding auf Kundenseite. Das führt unweigerlich dazu, dass jeder neue Kunde unterschiedlich eingeführt wird - abhängig davon, mit welchem Mitarbeiter er spricht und welchen fachlichen Hintergrund dieser hat. Dies hat zur Folge, dass Projekte sich unnötig in die Länge ziehen, da oft im Nachhinein festgestellt wird, dass wichtige Informationen oder Input vom Kunden fehlen, was zusätzliche Zeit kostet. Dieser ineffiziente Prozess belastet die Marge und erhöht den Workload durch wiederholte Rückfragen. Dauern die Projekte dann länger als erwartet und abgesprochen, wirkt sich das negativ auf die Kundenzufriedenheit aus.

Lösung: Kunden digital in die Zusammenarbeit einführen

Analog zum Mitarbeiter-Onboarding sollten auch Kunden über eine digitale Plattform in die Zusammenarbeit eingeführt werden. Ein Großteil des Basiswissens ist allgemeingültig - es ist also effizienter und oftmals qualitativ besser, das Onboarding nach einem standardisierten Konzept abzuwickeln. Dies trägt zum reibungslosen Ablauf von Projekten bei und erleichtert die Betreuung einzelner Kunden, da ein bestimmter Wissensschatz vorausgesetzt werden kann.

Fazit: Fließbandprozesse als entscheidende Stellschraube für mehr Effizienz

Wer durch sinnvolle Automatisierungskonzepte den Verwaltungs- und Onboarding-Aufwand minimiert, reduziert vom ersten Tag an den Stress im Unternehmen. So ermöglichen es optimale Prozessstrukturen, planbar und stressfrei bessere Kundenergebnisse zu erzielen und den Umsatz und die Kundenzufriedenheit merkbar zu steigern. Dies sorgt für besseres Unternehmenswachstum und gibt Geschäftsführern mehr Zeit, sich den wirklich wichtigen Dingen im Leben zu widmen.

Sie wünschen sich mehr Effizienz und langfristige Wettbewerbsfähigkeit für Ihr Unternehmen durch digitalisierte und optimierte Prozesse? Dann melden Sie sich jetzt bei Christoph Gerl und vereinbaren Sie einen Termin für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

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