Aurubis AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
Aurubis AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 03.04.2025 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
14.02.2025 / 15:04 CET/CEST
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| Aurubis AG Hamburg WKN 676 650 ISIN DE 000 676 650 4
Eindeutige Kennung des Ereignisses: 0f1438b44ed2ef11b53d00505696f23c Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2025 Wir laden unsere Aktionäre zu der am Donnerstag, dem 03. April 2025, um 10:00 Uhr (MESZ) im CCH-Congress Center Hamburg, Saal G,
Congressplatz 1 in 20355 Hamburg (Nähe Dammtorbahnhof), stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung 2025 der Aurubis AG ein. | I. | Tagesordnung und Beschlüsse |
| 1. | Vorlage des festgestellten Jahres- und des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts mit den erläuternden Berichten zu den Angaben nach den §§ 289a, 315a HGB, des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2023/24 |
Zu Punkt 1 der Tagesordnung wird kein Beschluss gefasst, da sich dieser auf die Zugänglichmachung und Erläuterung der vorbezeichneten Unterlagen beschränkt und eine Beschlussfassung der Hauptversammlung über den festgestellten Jahresabschluss, den gebilligten Konzernabschluss und die weiteren Unterlagen gesetzlich nicht vorgesehen ist. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 04.12.2024 gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Der Vorstand und, soweit der Bericht des Aufsichtsrats betroffen ist, der Aufsichtsrat werden die zugänglich gemachten Unterlagen im Rahmen der Hauptversammlung erläutern. Der Beschluss über die Verwendung des Bilanzgewinns wird unter Punkt 2 der Tagesordnung gefasst. | 2. | Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns |
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im festgestellten Jahresabschluss der Aurubis AG zum 30.09.2024 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von 211.383.521,48 € zur Ausschüttung einer Dividende von 1,50 € je dividendenberechtigter Stückaktie, das sind insgesamt 65.488.545,00 € auf das dividendenberechtigte Grundkapital in Höhe von 111.767.116,80 €, an die Aktionäre zu verwenden und den Betrag von 145.894.976,48 € auf neue Rechnung vorzutragen. Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft am 04.12.2024 unmittelbar oder mittelbar gehaltenen 1.297.693 eigenen Aktien, die gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Bis zur Hauptversammlung kann sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien verändern. In diesem Fall wird, bei unveränderter Ausschüttung von 1,50 € je dividendenberechtigter Stückaktie, der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet. Sofern sich die Anzahl der dividendenberechtigten Stückaktien und damit die Dividendensumme erhöht, vermindert sich der Gewinnvortrag entsprechend. Sofern sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien und damit die Dividendensumme vermindert, erhöht sich der Gewinnvortrag entsprechend. Zu diesem Vorschlag wird außerdem darauf hingewiesen, dass der Anspruch der Aktionäre auf ihre Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig wird (§ 58 Abs. 4 Satz 2 AktG). Dementsprechend soll die Dividende am 08.04.2025 ausgezahlt werden. | 3. | Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022/23 |
Die Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022/23 wurde durch Beschluss der Hauptversammlung 2024 auf Vorschlag des Vorstands und Aufsichtsrats vor dem Hintergrund der damals laufenden Untersuchungen zu den gegen die Gesellschaft gerichteten kriminellen Aktivitäten vertagt. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen nunmehr vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022/23 (01.10.2022 bis 30.09.2023) Entlastung zu erteilen. | 4. | Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023/24 |
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023/24 (01.10.2023 bis 30.09.2024) Entlastung zu erteilen. | 5. | Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022/23 |
Die Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022/23 wurde durch Beschluss der Hauptversammlung 2024 auf Vorschlag des Vorstands und Aufsichtsrats vor dem Hintergrund der damals laufenden Untersuchungen zu den gegen die Gesellschaft gerichteten kriminellen Aktivitäten vertagt. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen nunmehr vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022/23 (01.10.2022 bis 30.09.2023) Entlastung zu erteilen. | 6. | Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023/24 |
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023/24 (01.10.2023 bis 30.09.2024) Entlastung zu erteilen. | 7. | Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024/25 und des Prüfers für die prüferische Durchsicht sonstiger unterjähriger Zwischenfinanzberichte für das Geschäftsjahr 2024/25 sowie des Geschäftsjahrs 2025/26 vor der ordentlichen Hauptversammlung 2026 |
Gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, folgenden Beschluss zu fassen: | - | Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024/25 (01.10.2024 bis 30.09.2025) bestellt. | | - | Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten (Halbjahres- und Quartalsfinanzberichte) für das Geschäftsjahr 2024/25 (01.10.2024 bis 30.09.2025) bestellt, wenn und soweit solche Zwischenfinanzberichte aufgestellt und einer prüferischen Durchsicht unterzogen werden. | | - | Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten für das Geschäftsjahr 2025/26 (01.10.2025 bis 30.09.2026) bestellt, wenn und soweit solche Zwischenfinanzberichte vor der ordentlichen Hauptversammlung 2026 aufgestellt und einer prüferischen Durchsicht unterzogen werden. |
Der Prüfungsausschuss hat in seiner Empfehlung erklärt, dass diese frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Verordnung Nr. 537/2014 auferlegt wurde. Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvorschlags eine Erklärung der Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, zu deren Unabhängigkeit eingeholt. | 8. | Beschlussfassung über die Bestellung des Prüfers der Nachhaltigkeitsberichterstattung |
Gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, zum Prüfer der (Konzern-)Nachhaltigkeitsberichterstattung (vgl. Art. 19a, 29a der Richtlinie 2013/34/EU in der Fassung der Richtlinie (EU) 2022/2464 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14.12.2022, „CSRD“) für das Geschäftsjahr 2024/25 zu wählen. Die Wahl erfolgt mit Wirkung auf das Inkrafttreten des CSRD-Umsetzungsgesetzes und steht unter der aufschiebenden Bedingung, dass nach dem CSRD-Umsetzungsgesetz die Aurubis AG einen (Konzern-)Nachhaltigkeitsbericht für das Geschäftsjahr 2024/25 zu erstellen und extern prüfen zu lassen hat und die Bestellung des Prüfers der (Konzern-)Nachhaltigkeitsberichterstattung für das Geschäftsjahr 2024/25 der Gesellschaft einer Beschlussfassung der Hauptversammlung unterliegt. | 9. | Beschlussfassung über die Vergütung des Aufsichtsrats |
Die derzeitige Regelung der Gesellschaft zur Aufsichtsratsvergütung wurde zuletzt am 11.02.2021 von der Hauptversammlung gebilligt; allein die Fälligkeit der Aufsichtsratsvergütung wurde durch Beschluss der Hauptversammlung am 15.02.2024 angepasst. Gemäß § 113 Abs. 3 Satz 1 und 2 AktG ist bei börsennotierten Gesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen und kann die Vergütung durch Beschluss bestätigt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, das in § 12 der Satzung der Aurubis AG vorgesehene Vergütungssystem für die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder unverändert zu bestätigen und folgenden Beschluss zu fassen: „Die Hauptversammlung bestätigt und billigt gemäß § 113 Abs. 3 AktG die nachstehend dargestellten und in § 12 der Satzung der Aurubis AG niedergelegten Regelungen zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder. Satzungswortlaut § 12 der Satzung lautet: | | „1. Jedes Mitglied des Aufsichtsrats erhält neben dem Ersatz der bei der Ausübung seines Amtes entstandenen Auslagen eine feste Vergütung von 75.000,00 €/Geschäftsjahr. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Dreifache, sein Stellvertreter das Doppelte dieses Betrages. | | | 2. Aufsichtsratsmitglieder, die dem Personal-/Vergütungsausschuss und/ oder Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats angehören, erhalten zusätzlich eine feste Vergütung in Höhe von 15.000,00 €/Geschäftsjahr pro Ausschuss. Aufsichtsratsmitglieder, die den weiteren Ausschüssen des Aufsichtsrats angehören, erhalten zusätzlich eine feste Vergütung in Höhe von 7.500,00 €/Geschäftsjahr pro Ausschuss. Aufsichtsratsmitglieder, die in einem Ausschuss des Aufsichtsrats den Vorsitz innehaben, erhalten pro Vorsitz in einem Ausschuss das Doppelte des Betrags/Geschäftsjahr. | | | 3. Die feste Vergütung für die Ausschusstätigkeit gemäß Abs. 2 wird für jedes Mitglied des Aufsichtsrats auf 25.000,00 €/Geschäftsjahr begrenzt. Die Begrenzung für jeden Vorsitzenden eines Ausschusses beträgt 50.000,00 €/Geschäftsjahr. | | | 4. Die Vergütung nach Absätzen 1 und 2 ist zum Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres fällig. Die Erstattung der Auslagen erfolgt sofort. | | | 5. Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrates und der Ausschüsse ein Sitzungsgeld in Höhe von 1.000,00 € für jede Sitzungsteilnahme und Teilnahme an einer Hauptversammlung als Präsenzsitzung, Telefon- oder Videokonferenz oder entsprechende Zuschaltung. Das Sitzungsgeld ist nach der jeweiligen Sitzung zu zahlen. | | | 6. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten ferner die auf ihre Vergütung und den Ersatz von Auslagen entfallende Umsatzsteuer. | | | 7. Aufsichtsratsmitglieder, die dem Aufsichtsrat oder einem seiner Ausschüsse nicht während des vollen Geschäftsjahres angehören, erhalten die Vergütung entsprechend der Dauer ihres Amtes. | | | 8. Die Gesellschaft unterhält im eigenen Interesse eine Vermögensschadens-Haftpflichtversicherung für ihre Organe und Leitungsverantwortlichen mit angemessenen Selbstbehalten unter Berücksichtigung der gesetzlichen Regelung, in die auch die Aufsichtsratsmitglieder einbezogen und auf Kosten der Gesellschaft mitversichert werden.“ |
Beitrag der Vergütung zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung gemäß § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 2 AktG Das System entspricht insgesamt den Anforderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 28.04.2022. Der Aufsichtsrat ist in erster Linie für die Beratung und Überwachung des Vorstands zuständig, weshalb entsprechend der Anregung in G.18 S. 1 des Deutschen Corporate Governance Kodex ausschließlich, also zu 100 %, fixe Vergütungsbestandteile nebst Auslagenersatz, nicht aber variable Vergütungselemente vorgesehen sind. Die Fixvergütung stärkt die Unabhängigkeit der Aufsichtsratsmitglieder bei Wahrnehmung ihrer Überwachungsaufgabe und leistet so einen mittelbaren Beitrag „zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft“ (vgl. § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 2 AktG). Das Vergütungssystem incentiviert Aufsichtsratsmitglieder zugleich, sich proaktiv für die „Förderung der Geschäftsstrategie“ (vgl. § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 2 AktG) einzusetzen, indem entsprechend G.17 des Deutschen Corporate Governance Kodex der höhere zeitliche Aufwand des Vorsitzenden, der besonders eng an der Besprechung strategischer Fragen beteiligt ist (D.5 des Deutschen Corporate Governance Kodex), und des stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats sowie des Vorsitzenden und der Mitglieder von Ausschüssen angemessen berücksichtigt wird. Vergütungsbestandteile gemäß § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 3 AktG Die beiden fixen Vergütungsbestandteile, die Basisvergütung und die Zusatzvergütung für die Ausschusstätigkeit, ergeben sich zusammengefasst wie folgt (siehe bereits Satzungswortlaut): Vergütungsbestandteil
in € | AR-Vorsitzender | Stellvertretender
Vorsitzender | Ordentliches
AR-Mitglied | | Basisvergütung | 225.000,00 | 150.000,00 | 75.000,00 |
Vergütungsbestandteil
in € | Vorsitzender Prüfungs-
und Personalausschuss | Ordentliches Mitglied
des Prüfungs- und
Personalausschusses | Vorsitzender
übrige Ausschüsse | Mitglied
übrige Ausschüsse | | Ausschusstätigkeit | 30.000,00 | 15.000,00 | 15.000,00 | 7.500,00 | | Cap | Max. 50.000,00 | Max. 25.000,00 | Max. 50.000,00 | Max. 25.000,00 |
Hinzu kommen ein Sitzungsgeld von 1.000,00 € pro Sitzung (bei durchschnittlich vier ordentlichen Aufsichtsratssitzungen i. d. R. 4.000,00 €/Jahr) und der tatsächlich angefallene Auslagenersatz. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten ferner die auf ihre Vergütung und den Ersatz von Auslagen entfallende Umsatzsteuer. Da das Vergütungssystem keine variablen Vergütungsbestandteile beinhaltet, entfällt die Angabe des relativen Anteils von festen und variablen Vergütungsbestandteilen im Sinne des § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 3 AktG. Keine variable Vergütung, keine vergütungsbezogenen Rechtsgeschäfte Da das Vergütungssystem keine variablen Vergütungsbestandteile beinhaltet, entfallen Angaben gemäß § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 4, 6, 7 AktG. Die Aufsichtsratsvergütung ist unmittelbar in der Satzung festgesetzt, so dass keine vertraglichen vergütungsbezogenen Rechtsgeschäfte im Sinne von § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 8 AktG abgeschlossen worden sind. Aufschubzeiten gemäß § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 5 AktG Die Basisvergütung sowie die Vergütung der Ausschusstätigkeit sind zum Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres fällig. Aufschubzeiten i.e.S., die vor allem bei variablen Vergütungsbestandteilen Sinn ergeben können, sind im Vergütungssystem bereits mangels variabler Vergütungsbestandteile demgegenüber nicht vorgesehen. Einbeziehung der Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer gemäß § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 9 AktG Eine rechtlich verbindliche Verknüpfung ist nicht in der Satzung verankert, entspricht nicht der Funktionsverschiedenheit des nicht operativ tätigen Aufsichtsrats und würde die Entscheidungsfreiheit der Aktionäre über die Vergütung des Aufsichtsrats ungebührlich einschränken. Fest- und Umsetzung sowie Überprüfung des Vergütungssystems gemäß § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 10 AktG Das Vergütungssystem und die konkrete Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder werden in der Satzung festgesetzt. Zuständig ist die Hauptversammlung, die gemäß § 113 Abs. 3 AktG mindestens alle vier Jahre Beschluss über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder fasst. Ein bestätigender Beschluss ist zulässig und setzt die einfache Stimmenmehrheit voraus. Kommt ein bestätigender Beschluss nicht zustande, so ist spätestens in der darauffolgenden ordentlichen Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem zur Beschlussfassung vorzulegen. Eine materielle Änderung des in der Satzung festgesetzten Vergütungssystems und der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder erfordern einen Beschluss mit satzungsändernder Mehrheit, der neben der einfachen Stimmenmehrheit einer Kapitalmehrheit bedarf, die mindestens drei Viertel des bei der Beschlussfassung vertretenen Grundkapitals umfasst (vgl. §§ 119 Abs. 1 Nr. 6, 133 Abs. 1, 179 f. AktG). Vorstand und Aufsichtsrat, und insbesondere der mit der Vergütung des Vorstands befasste Personalausschuss, überprüfen die von der Hauptversammlung festgesetzte Aufsichtsratsvergütung fortlaufend auf ihre Vereinbarkeit mit etwaigen neuen gesetzlichen Vorgaben, den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 22.04.2022, Erwartungen des Kapitalmarkts und auf ihre Marktangemessenheit. Erkennen Vorstand und Aufsichtsrat diesbezüglich einen Änderungsbedarf, entwickeln sie ein angepasstes Vergütungssystem und schlagen dieses der Hauptversammlung gemäß § 124 Abs. 3 S. 1 AktG zur Abstimmung vor. Interessenkonflikte bei der Überarbeitung des Vergütungssystems sind durch die Letzt- und Alleinentscheidungskompetenz der Hauptversammlung ausgeschlossen. Gleichermaßen haben die Aktionäre unter den gesetzlichen Voraussetzungen ihrerseits die Möglichkeit, das Vergütungssystem und die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder nebst etwaiger Änderungsvorschläge gemäß § 122 AktG zum Gegenstand der Tagesordnung einer Hauptversammlung zu machen oder gemäß § 126 AktG entsprechende (Gegen-)Anträge zu stellen. | 10. | Billigung des Vergütungsberichts |
§ 120a AktG sieht in Absatz 4 vor, dass die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorangegangene Geschäftsjahr beschließt. Der von Vorstand und Aufsichtsrat erstellte Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG vom Abschlussprüfer dahingehend geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der vom Abschlussprüfer über die Prüfung des Vergütungsberichts erstellte Vermerk ist dem Vergütungsbericht beigefügt. Den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023/24 und der vom Prüfer erstellte Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts sind von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.aurubis.com/hauptversammlung2025 zugänglich. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht der Aurubis AG für das Geschäftsjahr 2023/24 zu billigen. | II. | Weitere Erläuterungen zur Einberufung |
| 1. | Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts |
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre - persönlich oder durch einen Bevollmächtigten - berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft spätestens bis zum 27.03.2025, 24:00 Uhr (MEZ), unter der nachfolgend genannten Adresse (die Anmeldeadresse) zugehen: | | Aurubis AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de |
Alternativ können die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes über Intermediäre gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 über die folgende SWIFT-Adresse bis spätestens zum 27.03.2025, 24:00 Uhr (MEZ), an die Gesellschaft übermittelt werden: | | Swift: CMDHDEMMXXX
Instruktionen gemäß ISO 20022;
Autorisierung über SWIFT Relationship Management Application (RMA) erforderlich. |
Für den Nachweis der Berechtigung reicht ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein und hat sich auf den Geschäftsschluss des zweiundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, demnach auf den 12.03.2025, 24:00 Uhr (MEZ), (der Nachweisstichtag) zu beziehen. In der Regel übernehmen die depotführenden Institute die erforderliche Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises des Anteilsbesitzes für ihre Kunden. Die Aktionäre werden daher gebeten, sich an ihr depotführendes Institut zu wenden. Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung mit beigefügtem Nachweis des Anteilsbesitzes erhalten die teilnahmeberechtigten Aktionäre die Eintrittskarte von der Anmeldestelle. Um den rechtzeitigen Erhalt der Unterlagen für die Hauptversammlung sicherzustellen, werden die Aktionäre gebeten, möglichst frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die Gesellschaft stellt auf ihrer Internetseite unter www.aurubis.com/hauptversammlung2025 ein internetgestütztes Hauptversammlungssystem (InvestorPortal) zur Verfügung. Nach fristgerechter Anmeldung zur Hauptversammlung erhalten angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte sogenannte Eintrittskarten, auf denen Zugangsdaten abgedruckt sind. Mit diesen Zugangsdaten können sich die Aktionäre oder deren Bevollmächtigte im InvestorPortal anmelden und nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen bestimmte Aktionärsrechte ausüben, insbesondere ihr Stimmrecht durch Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Die Ausübung von Aktionärsrechten auf anderem Wege - wie nachstehend ebenfalls beschrieben - bleibt hiervon unberührt. Das InvestorPortal wird voraussichtlich ab dem 12.03.2025 zur Verfügung stehen. | 3. | Übertragung der Reden im Internet |
Die interessierte Öffentlichkeit kann die einleitenden Ausführungen und die Rede des Aufsichtsratsvorsitzenden sowie die Rede des Vorstandsvorsitzenden am 03.04.2025 ab 10:00 Uhr (MESZ) auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.aurubis.com/hauptversammlung2025 verfolgen. Die Hauptversammlung wird im Übrigen nicht - auch nicht für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre - im Internet übertragen. Es handelt sich um eine Präsenzhauptversammlung. | 4. | Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung |
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft 115.089.210,88 €. Es ist eingeteilt in 44.956.723 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt somit 44.956.723 Aktien und Stimmrechte. Es bestehen keine unterschiedlichen Gattungen von Aktien. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung 1.297.693 eigene Aktien. Aus diesen eigenen Aktien stehen der Gesellschaft keine Stimmrechte zu. | 5. | Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts und Vertretung durch Dritte | 1. | Ausübung der Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten, Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten |
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Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten und/oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl zur Ausübung von Stimmrechten bevollmächtigen. Auch in diesem Fall haben sich die Bevollmächtigten nach den vorstehenden Bestimmungen rechtzeitig unter Nachweis des Anteilsbesitzes anzumelden oder durch den Aktionär anmelden zu lassen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Erfolgt die Erteilung der Vollmacht gegenüber der Gesellschaft, erübrigt sich ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen vorbehaltlich abweichender Regelungen für die Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigungen, eines Stimmrechtsberatern oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person der Textform. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Ebenso kann der Widerruf durch persönliches Erscheinen des Aktionärs zur Hauptversammlung erfolgen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können im Übrigen vorab elektronisch über das InvestorPortal mit den Zugangsdaten der Eintrittskarte bis zum 02.04.2025, 18:00 Uhr (MESZ), erfolgen. Alternativ genügt der Zugang der Erteilung der Vollmacht, ihres Widerrufs und des Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bis zum 02.04.2025, 18:00 Uhr (MESZ), in Papierform oder E-Mail unter der nachfolgend genannten Adresse: | | Aurubis AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de |
In diesem Fall werden die Aktionäre gebeten, für die Erteilung der Vollmacht das auf der Eintrittskarte hierfür vorgesehenen Formular zu verwenden. Alternativ können die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft über Intermediäre auch gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 über die folgende SWIFT-Adresse bis spätestens zum 02.04.2025, 18:00 Uhr (MESZ), übermittelt werden: | | Swift: CMDHDEMMXXX
Instruktionen gemäß ISO 20022;
Autorisierung über SWIFT Relationship Management Application (RMA) erforderlich. |
Bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution können vom Vorstehenden abweichende Besonderheiten für die Form der Vollmacht gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. | | | 2. | Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
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Aktionäre oder deren Bevollmächtigte, die sich nach den vorstehenden Bestimmungen ordnungsgemäß angemeldet haben, können auch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Falle ihrer Bevollmächtigung nur weisungsgebunden aus. Den Stimmrechtsvertretern müssen eine Vollmacht und Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu jedem zur Abstimmung stehenden Tagesordnungspunkt erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, werden sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Die Ausübung bestimmter Teilnahmerechte (wie beispielsweise das Stellen von Fragen oder Anträgen, die Abgabe von Erklärungen sowie die Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse) durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist nicht möglich. Die Vollmachts- und Weisungserteilung, ihre Änderung oder ihr Widerruf über das InvestorPortal ist bis zum 02.04.2025, 18:00 Uhr (MESZ), möglich. Außerhalb des InvestorPortals kann das den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugesandte Vollmachts- und Weisungsformular verwendet werden. Erteilung, Änderung oder Widerruf von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter, die unter Verwendung des Antwortbogens außerhalb des InvestorPortals erteilt werden, müssen der Gesellschaft schriftlich, in Textform oder per E-Mail spätestens bis 02.04.2025, 18:00 Uhr (MESZ) (Eingang maßgeblich), an die nachfolgend genannte Adresse erteilt werden: | | Aurubis AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de |
Alternativ können die Erteilung, Änderung oder Widerruf von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter über Intermediäre auch gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 über die folgende SWIFT-Adresse bis spätestens zum 02.04.2025, 18:00 Uhr (MESZ), an die Gesellschaft übermittelt werden:: | | Swift: CMDHDEMMXXX
Instruktionen gemäß ISO 20022;
Autorisierung über SWIFT Relationship Management Application (RMA) erforderlich. |
| | | 3. | Ergänzende Informationen zur Stimmrechtsausübung |
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Sollten für denselben Aktienbestand Stimmrechte bzw. Vollmachten und Weisungen fristgemäß auf mehreren Übermittlungswegen voneinander abweichend ausgeübt werden, werden diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: | - | 1. elektronisch über das InvestorPortal, | | - | 2. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Abs. 1 und 3 und Artikel 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212), | | - | 3. per E-Mail, | | - | 4. per Brief. |
Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgemäß mehrere Vollmachten und Weisungen zu, ist die zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung verbindlich. Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich. Sollten auf dem demselben Übermittlungsweg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsausübung eingehen, gilt: Vollmacht und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie eine sonstige nach § 135 Abs. 8 AktG den Intermediären gleichgestellte Person oder Institution. Sollte ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie eine sonstige nach § 135 Abs. 8 AktG den Intermediären gleichgestellte Person oder Institution zur Vertretung nicht bereit sein, werden die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Vertretung entsprechend der Weisung bevollmächtigt. Die Stimmabgaben per Vollmachten und ggf. Weisungen zu Tagesordnungspunkt 2 (Verwendung des Bilanzgewinns) behalten ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene Weisung entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung. | 6. | Rechte der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG | 1. | Recht auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG |
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Aktionäre, deren Anteile zusammen den anteiligen Betrag von 500.000,00 € (entspricht - aufgerundet auf die nächsthöhere volle Aktienzahl - 195.313 Stückaktien) erreichen (die Mindestbeteiligung), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Die Mindestbeteiligung muss der Gesellschaft nachgewiesen werden, wobei eine Vorlage von Bankbescheinigungen genügt. Der oder die Antragsteller haben ferner nachzuweisen, dass er/sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens bei der Gesellschaft Inhaber der Aktien ist/sind und dass er/sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen hält/halten (vgl. § 122 Abs. 2 Satz 1 i.V.m. Abs. 1 Satz 3 AktG). Bei der Berechnung der Aktienbesitzzeit ist § 70 AktG zu beachten. Das Verlangen ist schriftlich an die durch den Vorstand vertretene Gesellschaft zu richten, wobei jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen muss. Das Ergänzungsverlangen kann auch auf einen beschlusslosen Diskussionspunkt zielen. Es muss der Gesellschaft spätestens bis zum 03.03.2025, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen. Wir bitten, entsprechende Verlangen an folgende Adresse zu senden: | | Aurubis AG
Vorstand
Hovestraße 50
20539 Hamburg |
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.aurubis.com/hauptversammlung2025 veröffentlicht. | | | 2. | Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG |
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Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung übersenden. Zugänglich zu machende Gegenanträge sind mit etwaiger Begründung und unter Nachweis der Aktionärseigenschaft bis zum 19.03.2025, 24:00 Uhr (MEZ), schriftlich oder in Textform per E-Mail an folgende Adresse zu übermitteln: | | Aurubis AG
Konzernrechtsabteilung
Hovestraße 50
20539 Hamburg
E-Mail: Rechtsabteilunghv2025@aurubis.com |
Anderweitig adressierte oder nach der vorstehenden Frist eingehende Anträge werden nicht berücksichtigt. Zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären werden einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung des Antrags unverzüglich nach ihrem Eingang im Internet unter www.aurubis.com/hauptversammlung2025 zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung hierzu werden ebenfalls unter dieser Internetadresse zugänglich gemacht. Aktionäre sind ferner berechtigt, Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern gemäß § 127 AktG zu unterbreiten. Für sie gilt die vorstehende Regelung sinngemäß; der Wahlvorschlag braucht (ebenfalls) nicht begründet zu werden. Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung bzw. eines Wahlvorschlags kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde oder die Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder Beleidigungen enthält. Die Begründung braucht auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Über die vorgenannten Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort (bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Sitz) des zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitglieds bzw. des zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers enthält und bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht die Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten beigefügt ist. Es wird darauf hingewiesen, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, auch wenn sie der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie dort gestellt werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten zu stellen, bleibt unberührt. | | | 3. | Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG |
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In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär und Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit diese Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (§ 131 Abs. 1 AktG). Die Ausübung des gesetzlichen Auskunftsrechts gemäß § 131 Abs. 1 AktG setzt die Teilnahme an der Hauptversammlung voraus. Hierfür sind also die in Ziffer 1 dargestellten Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung, insbesondere die Anmeldefrist (27.03.2025, 24:00 Uhr (MEZ)) zu beachten. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen und die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen. Nach § 15 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ist der Vorsitzende der Versammlung jedoch ermächtigt, das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen zu beschränken. Außerdem ist der Vorstand berechtigt, in bestimmten, im Aktiengesetz abschließend geregelten Fällen (§ 131 Abs. 3 AktG) die Auskunft zu verweigern, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen. | | | 4. | Weitere Informationen zur Hauptversammlung |
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Weitere Informationen zur Hauptversammlung stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.aurubis.com/hauptversammlung2025 zur Verfügung. | 7. | Informationen gemäß § 124a Aktiengesetz auf der Internetseite der Gesellschaft / UTC Zeiten |
Der Inhalt der Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen, Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung stehen von der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.aurubis.com/hauptversammlung2025 zur Verfügung. Das Vorab-Manuskript der Ausführungen des Vorstandsvorsitzenden wird auf der Internetseite der Aurubis AG www.aurubis.com/hauptversammlung2025 vorab zugänglich gemacht. Die Ausführungen während der Hauptversammlung können von diesem Vorab-Manuskript abweichen. Es gilt das gesprochene Wort. UTC Zeiten (Angaben gemäß Tabelle 3 EU-DVO) Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung sind, soweit nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet, in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Zeit (MEZ) bzw. mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MEZ minus eine Stunde bzw. UTC = MESZ minus zwei Stunden. | 8. | Verbindlicher Charakter der Abstimmungen (Angaben gemäß Tabelle 3 EU-DVO) |
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht persönlich in der Hauptversammlung, durch Bevollmächtigung eines Dritten oder durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter wie vorstehend näher beschrieben auszuüben. Unter Tagesordnungspunkt 1 wird kein Beschluss gefasst und ist somit auch keine Abstimmung vorgesehen (zur Erläuterung siehe dort). Die vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 9 haben verbindlichen Charakter. Die vorgesehene Abstimmung zu dem Tagesordnungspunkt 10 hat empfehlenden Charakter. Die Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung). | 9. | Information zum Datenschutz für Aktionäre und deren Bevollmächtigte im Hinblick auf die Datenverarbeitung für Zwecke der Hauptversammlung |
In dieser Datenschutzerklärung informiert die Aurubis AG darüber, welche personenbezogenen Daten die Aurubis AG von Aktionären oder deren Bevollmächtigten im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung verarbeitet und welche Rechte den Aktionären und deren Bevollmächtigten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung - DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinsichtlich der Verarbeitung ihrer Daten zustehen. A. Verantwortlicher Die Aurubis AG, vertreten durch die Mitglieder ihres Vorstands, verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO die personenbezogenen Daten. B. Kategorien verarbeiteter Daten Im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeitet die Aurubis AG folgende personenbezogene Daten der Aktionäre: | - | Name, ggf. Titel, Geburtsdatum | | - | Adresse und weitere Kontaktdaten | | - | Aktien- und aktionärsbezogene Daten (insbesondere Aktienanzahl, Besitzart der Aktie, Depotbank) | | - | Individuelle Zugangsdaten für das InvestorPortal | | - | Sonstige Daten, die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung angegeben werden (z.B. Vollmachtserteilungen, Auskunftsersuchen, Anträge, Wahlvorschläge) |
Zudem verarbeitet die Aurubis AG gegebenenfalls den Namen und die Anschrift des Bevollmächtigten. Sofern Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit der Aurubis AG in Kontakt treten, verarbeitet diese zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer. Wenn Aktionäre oder Bevollmächtigte das InvestorPortal im Internet besuchen, erhebt die Aurubis AG Daten über Zugriffe auf das InvestorPortal. Folgende Daten und Geräteinformationen können in den Webserver-Log-Files protokolliert werden: | - | Abgerufene bzw. angefragte Daten (z.B. Bildschirmauflösung); | | - | Datum und Uhrzeit des Abrufs; | | - | Meldung, ob der Abruf erfolgreich war; | | - | Typ des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems; | | - | Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite); | | - | IP-Adresse; | | - | nur für Aktionäre oder Bevollmächtigte: Aktionärsnummer und Session-ID bzw. Eintrittskartennummer; und | | - | Login. |
Der Browser übermittelt diese Daten automatisch an die Aurubis AG, wenn das InvestorPortal besucht wird.
Außerdem nutzt die Aurubis AG sog. Web-Storage-Funktionen. Bezüglich dieser Funktionen wird auf die weiteren Hinweise unter „E. Cookies und Ähnliches“ verwiesen. C. Datenquellen Die Aurubis AG bzw. die von dieser beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre entweder von den Aktionären selbst, oder von den depotführenden Banken der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung der Aktien beauftragt haben. Wenn Bevollmächtigte eines Aktionärs auftreten, erhält die Aurubis AG die personenbezogenen Daten von dem Aktionär, der die Vollmacht erteilt hat oder direkt vom Bevollmächtigten, sofern das Verhalten in der Hauptversammlung betroffen ist. D. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen Über das InvestorPortal kann das Stimmrecht über Stimmrechtsvertreter ausgeübt oder Vollmachten erteilt werden. Um das InvestorPortal nutzen zu können, müssen sich Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten mit den Zugangsdaten, die sie mit der Stimmrechtskarte erhalten, einloggen. Die Nutzung des InvestorPortals unterliegt den dort abrufbaren Nutzungsbedingungen. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung Die Aurubis AG verarbeitet die personenbezogenen Daten, um die Hauptversammlung vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten und um die in diesem Zusammenhang bestehenden gesetzlichen Pflichten gegenüber Aktionären und ihren Bevollmächtigten zu erfüllen, insbesondere um | - | den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen bzw. im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zu ermöglichen (insbesondere Einladung und Anmeldung zur Hauptversammlung, Erstellung von Eintrittskarten, Ermöglichung der Ausübung des Stimmrechts und weiterer Rechte, Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen, sowie Bearbeitung etwaiger Anliegen der Aktionäre in der jeweils in der Einladung zur Hauptversammlung beschriebenen Weise). |
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG und den aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung erforderlich. Wenn die Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigten Aurubis AG die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, kann die Aurubis AG diesen Personen möglicherweise die Ausübung von Aktionärsrechten oder die Zuschaltung zur Hauptversammlung nicht ermöglichen. Im Zusammenhang mit der Hauptversammlung übermittelt die Aurubis AG die personenbezogenen Daten möglicherweise auch an Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, da die Aurubis AG ein berechtigtes Interesse daran hat, die Hauptversammlung im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften zu veranstalten und sich dazu extern beraten zu lassen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Erfüllung gesetzlicher Melde- und Publikationspflichten (insbesondere Stimmrechtsmitteilungen) und weiterer gesetzlicher Pflichten, insbesondere Aufbewahrungspflichten Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. gesetzliche Melde- und Publikationspflichten (insbesondere Stimmrechtsmitteilungen), aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Beispielsweise ist bei der Bevollmächtigung der von der Aurubis AG zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter vorgeschrieben, die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Abs. 3 Satz 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO. Weitere Verarbeitungszwecke In Einzelfällen verarbeitet die Aurubis AG die personenbezogenen Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Daneben können die personenbezogenen Daten auf Basis berechtigter Interessen auch zur Erstellung von Statistiken, z.B. für die Analyse von Trends, oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen genutzt werden. Dies dient unserem berechtigten Interesse, die Kapitalstruktur des Unternehmens als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen zu analysieren. Sofern Teilnehmer während der Aufnahmetätigkeiten für die im Internet zu übertragenden Redebeiträge in den Aufnahmebereich treten, werden von dieser Übertragung bzw. der Aufzeichnung ggf. ihr Erscheinen erfasst, um es interessierten Aktionären und der Öffentlichkeit über das Internet zu ermöglichen, die Beiträge zu verfolgen. Die Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen erfolgt nur, soweit die Interessen oder Grundrechte der Aktionäre und ihrer Vertreter im Hinblick auf den Schutz ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegen. Sollte beabsichtigt werden, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, wird die Aurubis AG die Aktionäre und deren Bevollmächtigten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informieren. E. Cookies und Ähnliches Für der InvestorPortal verwendet Aurubis AG Geräteinformationen in Webserver-Log-Files sowie Web-Storage- und Local-Storage-Elemente (gemeinsam „Cookie-Funktionen“). Für Web-Storage-Funktionen werden kleine Textdateien im lokalen Speicher des Browsers auf dem Endgerät abgelegt und dort gespeichert. Im Rahmen der Session-Storage-Technik werden nach dem Login Informationen über den jeweiligen Authentifizierungs-Token und die Sitzungsdaten (sog. Session-Daten) einschließlich der Erteilung der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen erhoben. Hierdurch werden die Benutzer wiedererkannt, wenn diese während einer aktiven Sitzung auf eine andere Seite des InvestorPortals, auf die Webseite der Aurubis AG zurückkehren oder die Seite neu laden müssen. Außerdem wird im Rahmen des Betriebs des InvestorPortals die sog. Local-Storage-Funktion genutzt, um den Zeitstempel des Logins zu speichern, was aus Sicherheitsgründen einen automatischen Logout nach 30 Minuten Inaktivität ermöglicht. Mit Schließen des Browsers werden diese Daten automatisch gelöscht. Im Browsermenü sind Informationen zu finden, wie das Zulassen von Web-Storage-Objekten auf technischem Wege unterbunden werden kann und mit welcher Einstellung die Benutzer vom Browser über die Platzierung eines neuen Web-Storage-Objekts informiert werden. Beachten Sie bitte, dass möglicherweise einige Funktionen der Internetseite im Falle deaktivierter Web-Storage-Objekte nicht mehr zur Verfügung stehen. Die von der Aurubis AG eingesetzten Cookie-Funktionen werden nur zum Zweck der Bereitstellung des InvestorPortals, für die Anmeldung und Identifizierung der Aktionäre und zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen technischen Ablaufs der Hauptversammlung verwendet. Die Rechtsgrundlage für den Einsatz der Cookie-Funktionen, den Zugriff auf die darin gespeicherten Daten sowie die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz („TDDDG“), da dies zur Bereitstellung des angefragten InvestorPortals erforderlich ist. Soweit der Einsatz von Cookie-Funktionen die Verarbeitung personenbezogener beinhaltet, erfolgt diese Verarbeitung zur Wahrung des berechtigten Interesses von Aurubis AG, den Aktionären und deren Bevollmächtigten die Nutzung des InvestorPortals zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Soweit bei der Bereitstellung des InvestorPortals Cookie-Funktionen (einschließlich Cookies) verwendet werden, die für den Betrieb des InvestorPortals nicht unbedingt erforderlich sind, erfolgt dies nur, sofern die Nutzer dafür ihre Einwilligung erteilt haben. In diesem Fall werden die Nutzer bei Besuch des InvestorPortals vor dem Einsatz solcher Cookie-Funktionen mittels eines Cookie-Banners über unsere Cookies oder Cookie-Funktionen und damit verbundene Datenverarbeitungen informiert und um ihre freiwillige Einwilligung gebeten. F. Datenempfänger Dienstleister, welche zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von Aurubis AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung von Aurubis AG. Alle Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung werden externe Dienstleister, beispielsweise für die Herstellung und den Versand der Einladungen, die Erfassung und technische Abwicklung von Anmeldungen zur Hauptversammlung, Bevollmächtigungen und der Ausübung von Aktionärsrechten, die technische Abwicklung der Versammlung im Übrigen eingesetzt. Darüber hinaus kann es erforderlich sein, dass Aurubis AG die personenbezogenen Daten an weitere Empfänger, wie z.B. externe Berater (z.B. Rechtsanwälte) übermittelt. Im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung können die personenbezogenen Daten der Aktionäre und ggf. ihrer Bevollmächtigten unter bestimmten Umständen gegenüber anderen ordnungsgemäß angemeldeten Teilnehmern der Hauptversammlung offengelegt werden (z.B. durch Gewährung der Einsichtnahme in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis, durch Veröffentlichung der gestellten veröffentlichungspflichtigen Anträge, oder sonstigen Verlangen auf der Internetseite der Gesellschaft, oder im Rahmen von sonstigen Beiträgen, die die Aktionäre oder ggf. Bevollmächtigten im Vorfeld oder während der Hauptversammlung über die in der Einladung zur Hauptversammlung beschriebenen Kommunikationswege leisten). Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich in Ländern verarbeitet, die der Europäischen Union („EU“) und dem Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“) angehören. Soweit Aktionäre aus Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR stammen („Drittstaaten“), wird Aurubis AG auch diesen Aktionären Informationen zukommen lassen (z.B. Einladungen zu Hauptversammlungen). Sollten in diesen Mitteilungen auch personenbezogene Daten enthalten sein (z.B. Anträge zu Hauptversammlungen unter Nennung des Namens des Antragstellers), werden diese Daten damit auch in Drittstaaten übermittelt. In Drittstaaten finden die Regelungen der DS-GVO keine unmittelbare Anwendung. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, kann in diesen Drittstaaten ein geringeres Schutzniveau für personenbezogene Daten bestehen. Eine Übermittlung ist dennoch erforderlich, um alle Aktionäre gleichermaßen zu informieren, da die Aurubis AG Aktionäre aus Drittstaaten nicht von der Informationspflicht ausnehmen darf. Mit der Übermittlung erfüllt die Aurubis AG daher die vertraglichen Verpflichtungen. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. G. Aufbewahrung der Daten Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und die Aurubis AG nicht aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichtet ist. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu 3 Jahren. Darüber hinaus bewahrt die Aurubis AG personenbezogene Daten nur auf, wenn dies aufgrund gesetzlicher Vorgaben, beispielsweise aufgrund des Aktiengesetzes, des Wertpapierhandelsgesetzes, des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung, oder wegen eines überwiegenden berechtigten Interesses der Aurubis AG, namentlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, geboten ist. Erlangt die Aurubis AG Kenntnis davon, dass ein Aktionär nicht mehr Aktionär der Aurubis AG ist, wird sie dessen personenbezogene Daten gemäß § 67e Abs. 2 AktG vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur noch für höchstens zwölf Monate speichern; eine längere Speicherung erfolgt nur, solange dies für Rechtsansprüche erforderlich ist. H. Rechte der betroffenen Personen Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen und in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Bevollmächtigten von der Aurubis AG Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DS-GVO, Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DS-GVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DS-GVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß Art. 20 DS-GVO verlangen. Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der Aurubis AG unentgeltlich über eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten geltend machen: | | Aurubis AG
Konzernrechtsabteilung
Hovestraße 50
20539 Hamburg
Telefon: +49 40 7883-39 93
Telefax: +49 40 7883-39 90
E-Mail: dataprotection@aurubis.com
|
Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des (Bundes-)Landes, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Freie und Hansestadt Hamburg, in dem die Aurubis AG ihren Sitz hat, zu. Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter: | | Datenschutzbeauftragter der Aurubis AG
c/o Aurubis AG
Konzernrechtsabteilung
Hovestraße 50
20539 Hamburg
Telefon: +49 40 7883-39 93
Telefax: +49 40 7883-39 90
E-Mail: dataprotection@aurubis.com |
Hamburg, im Februar 2025 Aurubis AG Der Vorstand | |
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14.02.2025 CET/CEST Die EQS Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
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