Accentro Real Estate AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
Accentro Real Estate AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 09.04.2025 in https://investors.accentro.de/hauptversammlung mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
27.02.2025 / 15:04 CET/CEST
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| Accentro Real Estate AG
(nachfolgend „Gesellschaft“) Berlin ISIN DE000A0KFKB3
WKN A0KFKB
Wir laden unsere Aktionäre zu der am Mittwoch, dem 9. April 2025, um 11:00 Uhr (MESZ) in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) stattfindenden außerordentlichen Hauptversammlung ein. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl (auch im Rahmen der elektronischen Kommunikation) oder durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Bitte beachten Sie insbesondere die Regelungen zur weiterhin erforderlichen Anmeldung zur Hauptversammlung. Ausschließlich ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können sich im Wege elektronischer Kommunikation über den Internetservice unter der Internetadresse https://investors.accentro.de/hauptversammlung
zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Kantstraße 44/45, 10625 Berlin. I.
Tagesordnung Der Einzige Punkt der Tagesordnung der Hauptversammlung lautet wie folgt: TOP - Anzeige des Vorstands über den Verlust der Hälfte des Grundkapitals gemäß § 92 AktG Der Hauptversammlung wird angezeigt, dass bei der Gesellschaft ein Verlust in Höhe der Hälfte des Grundkapitals eingetreten ist. Zu diesem (einzigen) Punkt der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung der Hauptversammlung vorgesehen, da er sich entsprechend der gesetzlichen Regelung auf die Anzeige des Vorstands über den Verlust der Hälfte des Grundkapitals gemäß § 92 AktG beschränkt. II.
Weitere Angaben Auch wenn zu der Tagesordnung keine Beschlussfassungen vorgesehen sind, ist es nicht ausgeschlossen, dass in der Hauptversammlung auch Beschlüsse gefasst werden. Das ist insbesondere denkbar, wenn die Tagesordnung nachträglich, etwa durch ein Verlangen zur Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2 AktG, um Beschlussgegenstände erweitert wird. Vor diesem Hintergrund werden die Aktionäre nachfolgend vorsorglich auch zur Ausübung des Stimmrechts sowie über die Möglichkeit der Stimmabgabe durch Bevollmächtigte informiert. Vorlagen an die Aktionäre Folgende Unterlagen sind auf der Homepage der Gesellschaft unter https://investors.accentro.de/hauptversammlung
eingestellt und stehen den Aktionären dort auch während der Hauptversammlung zur Verfügung: Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen zugesandt. Virtuelle Hauptversammlung Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Aktiengesetz und § 13 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft durchgeführt. Wir bitten unsere Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise, insbesondere zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts, des Antragsrechts, des Rechts zur Einreichung von Stellungnahmen, des Rederechts, des Auskunftsrechts und des Widerspruchsrechts. Bei seiner Entscheidung über das Format der Hauptversammlung hat der Vorstand die Interessen der Gesellschaft und ihrer Aktionäre berücksichtigt und hierbei insbesondere die Wahrung der Aktionärsrechte ebenso wie Aufwand und Kosten sowie Nachhaltigkeitserwägungen in den Blick genommen. Teilnahmeberechtigung durch Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 13 Abs. 4 der Satzung der Gesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, deren in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellte Anmeldung zusammen mit dem Nachweis des Anteilsbesitzes spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung jeweils nicht mitzählt, also bis Mittwoch, den 2. April 2025, 24:00 Uhr (MESZ),
zugeht. Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist nach § 13 Abs. 5 der Satzung der Gesellschaft der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich, wofür ein Nachweis durch den Letztintermediär nach § 67c Abs. 3 AktG ausreicht. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich nach § 123 Abs. 4 S. 2 Aktiengesetz auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den Dienstag, den 18. März 2025, 24:00 Uhr (MEZ),
als den sogenannten „Nachweisstichtag“, zu beziehen. Die Anmeldung und der Berechtigungsnachweis müssen an folgende Adresse versandt werden: Accentro Real Estate AG
c/o UBJ. GmbH
Accentro aoHV 2025
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
oder
E-Mail: hv@ubj.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere des Stimmrechts im Rahmen dieser außerordentlichen virtuellen Hauptversammlung als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem nachgewiesenen Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für die Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die erst nach dem Nachweisstichtag Aktien erwerben, können aus diesen Aktien für diese außerordentliche virtuelle Hauptversammlung keine Rechte als Aktionär, insbesondere kein Stimmrecht herleiten. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Diese richtet sich danach, wer zum Ablauf des Tags der Hauptversammlung Eigentümer der Aktien ist. Zugang zum HV-Aktionärsportal Nach Eingang von Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft unter der o.g. Adresse oder E-Mail-Adresse erhalten die angemeldeten Aktionäre sog. Zugangskarten, auf denen die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet und die erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN) für das internetbasierte Aktionärsportal („HV-Aktionärsportal“) abgedruckt sind. Der Zugang zu dem HV-Aktionärsportal erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft https://investors.accentro.de/hauptversammlung
Bevollmächtigte erhalten keine eigenen Zugangsdaten zum HV- Aktionärsportal, sondern loggen sich mit den Zugangsdaten des sie bevollmächtigenden Aktionärs ein (wie näher im Abschnitt „Ausübung des Stimmrechts über Vollmachtserteilung und Stimmrechtsvertretung durch andere als Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft“ beschrieben). Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl (auch im Wege elektronischer Kommunikation) ausüben. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Per Briefwahl abzugebende Stimmen können über das HV-Aktionärsportal über das Internet oder unter Verwendung des hierfür auf den Zugangskarten vorgesehenen und auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://investors.accentro.de/hauptversammlung
zur Verfügung gestellten Briefwahlformulars abgegeben werden. Um die Briefwahl über das HV-Aktionärsportal vornehmen zu können, bedarf es der Zugangskarte, auf der die erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN) abgedruckt sind. Der Zugang zu dem HV-Aktionärsportal erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft https://investors.accentro.de/hauptversammlung
Die nicht über das HV-Aktionärsportal, sondern mittels des Briefwahlformulars abgegebenen Stimmen müssen aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 7. April 2025, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter folgender Postadresse oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse eingegangen sein: Accentro Real Estate AG
c/o UBJ. GmbH
Accentro aoHV 2025
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
oder
E-Mail: hv@ubj.de
Für einen Widerruf der Stimmabgabe durch Briefwahl gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung der Stimmabgabe und zu den Fristen entsprechend. Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern gemäß § 134a Abs. 1 Nr. 3 Aktiengesetz sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 Aktiengesetz gleichgestellte Personen, können sich der Briefwahl bedienen. In Zusammenhang mit der Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechtes wird auf etwaige Meldepflichten nach §§ 33 ff. Wertpapierhandelsgesetz hingewiesen. Ausübung des Stimmrechts über Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Als Service bieten wir unseren Aktionären auch in diesem Jahr an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung und nicht für die Ausübung sonstiger Rechte zur Verfügung. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen sich wie vorstehend beschrieben fristgemäß zur Hauptversammlung anmelden sowie fristgemäß den Nachweis des Anteilsbesitzes erbringen. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist durch die Vollmacht verpflichtet, das Stimmrecht zu dem Tagesordnungspunkt ausschließlich gemäß der Weisung des Aktionärs auszuüben. Dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessenspielraum zu. Bei Abstimmungen, für die keine ausdrückliche Weisung erteilt wurde, enthält sich der Stimmrechtsvertreter der Stimme. Ein Formular, das zur Vollmacht- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter verwendet werden kann, findet sich auf den, den Aktionären übersandten Zugangskarten und steht unter der Internetadresse der Gesellschaft unter https://investors.accentro.de/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen aus organisatorischen Gründen bis zum Ablauf des 7. April 2025, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sein: Accentro Real Estate AG
c/o UBJ. GmbH
Accentro aoHV 2025
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
oder
E-Mail: hv@ubj.de
Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das HV-Aktionärsportal, wie nachstehend beschrieben, auch noch während der laufenden Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter kann auch über das internetbasierte HV-Aktionärsportal bevollmächtigt werden. Über das HV-Aktionärsportal erteilte Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen bis zum Beginn der Abstimmung auf der Hauptversammlung vollständig erteilt sein. Bis zu diesem Zeit-punkt ist auch ein Widerruf der über das Internet erteilten Vollmachten oder eine Änderung über das Internet erteilter Weisungen möglich. Um das HV-Aktionärsportal zu nutzen, bedarf es der auf der Zugangskarte abgedruckten erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN). Den Zugang zum HV-Aktionärsportal erhalten die Aktionäre über die Internetseite der Gesellschaft unter https://investors.accentro.de/hauptversammlung
Ausübung des Stimmrechts über Vollmachtserteilung und Stimmrechtsvertretung durch andere als Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Aktionärsvereinigung oder Intermediäre (z.B. ein Kreditinstitut), ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Der Bevollmächtigte darf die Rechte des Aktionärs jedoch ebenfalls nur im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung einer Vollmacht (auch an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) wie zuvor erläutert ausüben. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Ein Vollmachtsformular, das hierfür verwendet werden kann, findet sich auf den, den Aktionären zugesandten Zugangskarten und steht unter https://investors.accentro.de/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre oder ihnen nach Maßgabe von § 135 Abs. 8 Aktiengesetz gleichgestellte Vertreter) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen. Der Nachweis der Bevollmächtigung muss durch den Aktionär oder den entsprechenden Bevollmächtigten aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 7. April 2025, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter folgender Adresse Accentro Real Estate AG
c/o UBJ. GmbH
Accentro aoHV 2025
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
oder
E-Mail: hv@ubj.de
eingegangen sein. Davon unberührt bleibt auch hier die Möglichkeit, noch während der laufenden Hauptversammlung eine Vollmacht zu erteilen, indem diese über das HV-Aktionärsportal vor Schließung der Abstimmung hochgeladen wird. Durch Verwendung des HV-Aktionärsportals und Eingabe seines Vor- und Nachnamens und Wohnorts erklärt der Bevollmächtigte, dass er ordnungsgemäß bevollmächtigt wurde. In diesem Fall ist der Gesellschaft jedoch zusätzlich ein Nachweis der Bevollmächtigung innerhalb der zuvor genannten Frist zu übermitteln. Für die Übermittlung dieses Nachweises bitten wir darum, die Möglichkeit des Uploads über das HV-Aktionärsportal zu nutzen. Bevollmächtigte (mit Ausnahme von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter) können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre ausschließlich über Briefwahl (auch im Wege elektronischer Kommunikation) oder die Erteilung von (Unter)Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Auch insoweit gelten die obigen Erläuterungen entsprechend. Bitte beachten Sie, dass zwar das Recht eines jeden Aktionärs besteht, mehr als eine Person zu bevollmächtigen, dass die Gesellschaft jedoch unter den Voraussetzungen von § 134 Abs. 3 Satz 2 Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 10 Abs. 2 der Aktionärsrechterichtlinie (Richtlinie 2007/36/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. Juli 2007 über die Ausübung bestimmter Rechte von Aktionären in börsennotierten Gesellschaften) berechtigt ist, eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen. Ergänzungsanträge zur Tagesordnung von Aktionären gemäß § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals (entspricht zurzeit 1.621.897 Stückaktien) oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (entspricht zurzeit 500.000 Stückaktien) erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft unter der folgenden Adresse Accentro Real Estate AG
Kantstraße 44/45
10625 Berlin schriftlich bis Sonntag, den 9. März 2025, 24:00 Uhr (MEZ),
oder in elektronischer Form nach § 126a BGB, das heißt per E-Mail unter Hinzufügung des Namens und mit qualifizierter elektronischer Signatur, an ir@accentro.ag
zugegangen sein. Gemäß § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG haben die Antragsteller nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Zugang des Verlangens Inhaber der Aktien oder im Sinne des § 70 Aktiengesetz anspruchsberechtigt sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten bzw. anspruchsberechtigt im Sinne des § 70 Aktiengesetzes sind. Dabei ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden. Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG Gegenanträge und - sofern dies jeweils Gegenstand der Tagesordnung ist - Wahlvorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers sowie zur Wahl des Aufsichtsrats gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an die folgende Adresse Accentro Real Estate AG
Kantstraße 44/45
10625 Berlin
oder
E-Mail: ir@accentro.ag
zu übersenden. Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge bleiben unberücksichtigt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die bis zum Ablauf des 25. März 2025, 24:00 Uhr (MEZ), eingegangen sind, werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG im Internet unter anderem unter Angabe des Namens des Aktionärs unter https://investors.accentro.de/hauptversammlung
zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung. Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Über die Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht den Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers bzw. Aufsichtsratsmitglieds und beim Vorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht zusätzlich die Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 Aktiengesetz zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 126 Abs. 4 Satz 1 Aktiengesetz als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu ihnen kann das Stimmrecht nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung auf den oben beschriebenen Wegen ausgeübt werden. Hat der Aktionär, der den Gegenantrag oder Wahlvorschlag gestellt hat, seine Aktionärseigenschaft nicht ordnungsgemäß nachgewiesen oder ist er nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet, muss der Gegenantrag beziehungsweise Wahlvorschlag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden. Wir weisen darauf hin, dass eine Antragsstellung über den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht möglich ist. Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Abs. 1 bis 4 Aktiengesetz Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einreichen. Solche Stellungnahmen können in Textform übermittelt werden und sind per E-Mail an ir@accentro.ag
zu richten oder über das HV-Aktionärsportal anzureichen und müssen spätestens bis Donnerstag, den 3. April 2025, 24.00 Uhr (MESZ),
bei der genannten E-Mail-Adresse oder im HV-Aktionärsportal eingehen. Wir bitten den Umfang von Stellungnahmen auf ein angemessenes Maß zu begrenzen, um den Aktionären eine ordnungsgemäße Sichtung der Stellungnahmen zu ermöglichen. Als Orientierung sollte ein Umfang von 10.000 Zeichen dienen. Wir werden zugänglich zu machende Stellungnahmen von Aktionären, einschließlich des Namens des einreichenden Aktionärs, unter der Internetadresse https://investors.accentro.de/hauptversammlung
spätestens am Freitag, den 4. April 2025 veröffentlichen. Die Veröffentlichung des Namens des die Stellungnahme einreichenden Aktionärs unterbleibt, sofern der Namensnennung gleichzeitig mit der Übersendung der Stellungnahme an die Gesellschaft widersprochen wird. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls dort veröffentlicht. Rederecht gemäß § 130a Abs. 5 und 6 Aktiengesetz Während der virtuellen Hauptversammlung haben die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und ihre Vertreter ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Aktiengesetz sowie alle Arten der in der Hauptversammlung zugelassenen von Auskunftsverlangen nach § 131 Aktiengesetz (siehe hierzu den nachfolgenden Absatz) dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein. Redebeiträge sind während der virtuellen Hauptversammlung nach Aufforderung durch den Versammlungsleiter über das HV-Aktionärsportal unter der Internetadresse https://investors.accentro.de/hauptversammlung
anzumelden. Das konkrete Verfahren zur Wortmeldung und Worterteilung wird der Versammlungsleiter in der Hauptversammlung näher erläutern. Die Gesellschaft behält sich ausdrücklich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und den Redebeitrag zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. Technische Mindestvoraussetzung für einen Live-Redebeitrag sind daher ein internetfähiges Gerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 bis 1f Aktiengesetz Der wesentliche Inhalt des Berichts des Vorstands wird bis spätestens am Dienstag, den 1. April 2025 auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse https://investors.accentro.de/hauptversammlung
zugänglich gemacht. Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Vertreter können vor der Hauptversammlung Auskunftsbegehren über Angelegenheiten der Gesellschaft - soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist - im Wege elektronischer Kommunikation einreichen. Solche Fragen können in Textform per E-Mail an ir@accentro.ag
oder über das HV-Aktionärsportal übermittelt werden und müssen spätestens bis drei Tage vor der Versammlung, d.h. bis spätestens Samstag, den 5. April 2025, 24.00 Uhr (MESZ),
bei der genannten E-Mail-Adresse oder im HV-Aktionärsportal eingehen. Wir bitten den Umfang von Fragen auf ein angemessenes Maß zu begrenzen, um den Aktionären eine ordnungsgemäße Sichtung aller Fragen zu ermöglichen. Als Orientierung sollte ein etwaiger Fragenkatalog die Anzahl von 10 Fragen möglichst nicht überschreiten. Wir werden zu berücksichtigende Fragen von Aktionären, einschließlich des Namens des einreichenden Aktionärs sowie die korrespondierenden Antworten der Gesellschaft, für alle Aktionäre auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://investors.accentro.de/hauptversammlung
spätestens am Montag, den 7. April 2025 veröffentlichen. Die Veröffentlichung des Namens des die Frage(n) einreichenden Aktionärs unterbleibt, sofern der Namensnennung gleichzeitig mit der Übersendung der Frage(n) an die Gesellschaft widersprochen wird. Die Antworten werden mindestens einen Tag vor Beginn und in der Versammlung durchgängig zugänglich sein, sodass sich der Vorstand vorbehält, die Auskunft zu diesen Fragen in der Hauptversammlung zu verweigern. Ungeachtet dessen steht jedem ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Versammlung zugeschalteten Aktionär oder seinem Vertreter in der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation ein Nachfragerecht zu allen vor und in der Versammlung gegebenen Antworten des Vorstandes zu. Zudem wird jedem ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Versammlung zugeschalteten Aktionär oder seinem Vertreter in der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation das Recht eingeräumt, Fragen zu Sachverhalten zu stellen, die sich erst nach Ablauf der oben genannten drei-Tages-Frist ergeben haben. In beiden Fällen ist der Vorsitzende des Aufsichtsrates als Versammlungsleiter ermächtigt, das Frage- und Rederecht des Aktionärs nach Maßgabe des § 14 der Satzung der Gesellschaft zeitlich angemessen zu beschränken. Insoweit sind Auskunftsbegehren hinsichtlich solcher Sachverhalte, die sich erst nach Ablauf der Frist zur Einreichung der Fragen ergeben haben, und Nach- bzw. Rückfragen während der virtuellen Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal unter der Internetadresse https://investors.accentro.de/hauptversammlung
anzumelden. Für den Fall, dass der Versammlungsleiter - wie derzeit vorgesehen - das Auskunfts- und Nachfragerecht auf den Weg der Videokommunikation beschränken wird, behält sich die Gesellschaft ausdrücklich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Auskunftsverlangen zu überprüfen und das Auskunftsverlangen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. Technische Mindestvoraussetzung für einen Live-Auskunftsverlangen sind daher ein internetfähiges Gerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Erklärung eines Widerspruchs Ordnungsgemäß angemeldete und zu der virtuellen Hauptversammlung elektronisch zugeschaltete Aktionäre sowie ihre Vertreter haben nach Maßgabe von § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 Aktiengesetz die Möglichkeit Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal unter https://investors.accentro.de/hauptversammlung
über die Gesellschaft an den die Hauptversammlung beurkundenden Notar versendet. Mit der Erklärung des Widerspruchs ist zudem als Nachweis der Aktionärseigenschaft die entsprechende Zugangskartenummer anzugeben. Weitergehende Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft Weitergehende Erläuterungen gemäß § 121 Abs. 3 Satz 3 Nr. 3 AktG und Informationen gemäß § 124a AktG sind im Internet unter https://investors.accentro.de/hauptversammlung
zugänglich. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger EUR 32.437.934,00 und ist eingeteilt in 32.437.934 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem anteiligen Betrag am Grundkapital von je EUR 1,00 und mit einer Stimme je Stückaktie. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger beträgt dementsprechend 32.437.934. Aus von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien können keine Stimmrechte ausgeübt werden. Derzeit hält die Gesellschaft keine eigenen Aktien. Informationen zum Datenschutz Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Zugangskartennummer sowie Stimmabgaben und im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichte Fragen). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. §§ 118 ff. Aktiengesetz. Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden. Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten: Accentro Real Estate AG
Datenschutzbeauftragter
Kantstraße 44/45
10625 Berlin
Telefon: 030 - 887181798
E-Mail: datenschutz@accentro.de
Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären und Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht. Die oben genannten Daten werden nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich oder es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten ist beispielsweise darauf hinzuweisen, dass nach § 129 Abs. 4 AktG in der Hauptversammlung das Teilnehmerverzeichnis ausgelegt und nach dem Ablauf der Hauptversammlung für mindestens zwei Jahre bei der Gesellschaft zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aufzubewahren ist. Ferner ist eine Vollmachtserklärung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach § 134 Abs. 3 Satz 5 AktG drei Jahre nachprüfbar festzuhalten. Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben. Darüber hinaus können ggf. in Einzelfällen (z.B. zur Ausübung von Aktionärsrechten) Ihre personenbezogen Daten verarbeitet werden, insbesondere Name, Kontaktdaten und weitere Informationen, die sie uns zur Verfügung stellen. Soweit diese Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Pflichten basiert, ist die Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. In weiteren Fällen (z.B. die Veröffentlichung von Daten) kann die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sein. Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen, das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, wenn diese zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen erfolgt und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden: Accentro Real Estate AG
z.Hd. des Datenschutzbeauftragten
Kantstraße 44/45
10625 Berlin
E-Mail: datenschutz@accentro.de
Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Den Datenschutzbeauftragten der Accentro Real Estate AG erreichen die Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse: Accentro Real Estate AG
z.Hd. des Datenschutzbeauftragten
Kantstraße 44/45
10625 Berlin
E-Mail: datenschutz@accentro.de Berlin, im Februar 2025 Accentro Real Estate AG Der Vorstand | |
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